ניהול עובדים בצורה נכונה

מידע חשוב וטיפים יעילים לניהול עובדים

עובדים כהון אנושי הם הנכס היקר והמניב ביותר בכל ארגון. על מנת להניע אותם לפעולה ולגרום להם להפיק מעצמם את המירב חשוב לדאוג למערכת ניהול חכמה. ניהול עובדים בצורה נכונה יכלול הבנה של צרכי העובד לצד בקרה ופיקוח, האצלת סמכויות, מתן משובי הערכה ועוד. ניהול נכון יבוסס על ההבנה כי חתירה לתפקוד מקסימלי של העובד היא אינטרס של שני הצדדים. שיתוף פעולה מרצון לצד היררכיה ברורה וכבוד הדדי הם קרקע פורייה לצמיחת מערכת עבודה יעילה. ניהול עובדים בצורה יעילה בשנת 2024: המדריך המקיף.

איך יודעים שהגישה נכונה?

עובד אפקטיבי הוא עובד רווחי ועובד רווחי הוא עובד שמנוהל היטב. על מנת לבחון את נכונות השיטה לניהול עובדים יש לבחון את רמת שביעות הרצון של העובד לצד רמת התפוקה שלו. אנחנו נרצה איזון במשוואה הזו כשמצד אחד חשוב לוודא שהעובד אכן נהנה בעבודתו ומרגיש מתוגמל ומוערך מספיק ומנגד נשאף לעובד המעוניין להצטיין ולהוכיח את יכולותיו.

שיטות ניהול עובדים

קיימת השפעה ישירה של רמת הניהול בארגון על רמת התפוקה. גישות ניהול עובדים כוללות שיטות להצבת יעדים לעובדים, קיום תקשורת תקינה עם עובדים בדרגים משתנים, יחס אישי ומיצוי פוטנציאל העובדים וכן אסרטיביות מול צוות העובדים מול פרויקטים או שינויים בשכר שאינם עומדים בקנה אחד עם טובת הארגון. בפסקאות הבאות נדון בהיבטים שונים של ניהול עובדים בצורה מפורטת:

ניהול עובדים כמקצוע

ניהול כמקצוע כולל התייחסות לתפקיד המנהל. הבנת עקרונות חשיבה ניהוליים ותפיסת התפקיד כתפקיד רחב היקף ואחריות. קיימים מספר סגנונות ניהול המתאימים לסוגי ארגונים שונים וכן לאופי המנהלים. ניהול כמקצוע כולל היכרות עם תחומי האחריות של המנהל, למידת הרגלים מקדמים ודחיית הרגלי ניהול מעכבים.

בנוסף, ישנה חשיבות גבוהה ליצירת תקשורת בין אישית פתוחה עם כלל העובדים בהתאם לאופיים השונה ודפוסי החשיבה שלהם.

תקשורת נכונה תהווה כלי אפקטיבי להעברת מסרים ויצירת מנוע מוטיבציה.

ניהול עובדים כפיפים

ניהול עובדים כפיפים יבוסס על שיטות אפקטיביות לשימור עובדים, הנעתם ויצירת מוטיבציה. הניהול יכלול שיחות הערכה אישיות וכן משוב על משימות פרטיות ופרויקטים כלליים באופן יחידני ומול צוותים. ניהול עובדים כפיפים בצורה נכונה יכיל גם מתן כלי עבודה מקצועיים כחניכה לתפקיד ואימון העובד במהלך התפקיד למקסום יכולותיו והפנייתם לערוצים הרצויים במסגרת העבודה זאת בנוסף לתקשורת איכותית שוטפת פרונטלית ואונליין לצד רתימת העובד לצרכי החברה.

ניהול מנהלים

ניהול הצוות המנהלי בארגון ייעשה בחכמה: סנכרון בין המחלקות בארגון ויצירת קשר בין המנהלים על מנת לייעל ולשפר תהליכים בחברה. חשוב להעניק סמכויות ולהעביר אחריות באופן אופטימלי מתוך הערכה ליכולות המנהל ואמון בכישוריו.

ניהול עצמי

מנהל טוב הוא מנהל בעל מודעות עצמית ברמה גבוהה המשלב אינטליגנציה רגשית בניהול. חשוב שמנהל יכיר את מעלותיו כמו גם את חולשותיו לצורך בניית מערכת ניהול איכותית הרואה גם בעובד אדם בעל עולם אישי רחב, קשת של כישורים ויכולות לצד תכונות אופי שונות ומגרעות. מנהלים שישכילו ללהטט בין צרכי העובדים לצרכי הארגון וירתמו את העובדים לפעולה מתוך מוטיבציה הם מנהלים שעשו עבודה עצמית ופיתחו אישיות מנהל אסרטיבית וחכמה.

ניהול עצמי יכלול ניהול זמן ותיעדוף משימות כחלק אפקטיביות ניהולית. זאת בנוסף לתכנון והצבת מטרות ויעדים.

ניהול ושימור אסטרטגיה

על מנת לייעל תהליכי עבודה ולהניע עובדים יש לפתח אסטרטגיה מקצועית שתכלול:

יצירת היררכיה ברורה בחברה, הגדרת תפקיד ברורה לכל עובד, הגדרת משימות באופן מדויק ומשוב לאחר סיום משימות או פרויקטים, מתן תגמולים/צ’ופרים לעובדים מצטיינים ויצירת הווי ואווירה כבסיס לשימור עובדים (חשוב לתת מתנות בערבי חגים, ליזום ימי גיבוש ופעילויות על מנת להשיג תחושת שייכות של העובדים בחברה). יש לבצע מדי תקופה ריענון של הנהלים ובדיקה עצמית של מערכת הניהול על מנת לבדוק שהאסטרטגיה מיושמת בפועל ושהיא רלוונטית לשינויים הדינמיים המתרחשים בכל ארגון.

בחרתם שיטה, איך יודעים שהיא נכונה?

שיטות ניהול שונות יותאמו לסוגי העבודות והפרויקטים השונים בארגון. ישנה שיטה לניהול פרויקט באופן הזריז ביותר, שיטה ממוקדת, שיטה דינאמית המתאימה לפרויקטים בתחומים שונים בהם נדרשת פעילות גמישה ומותאמת למציאות המשתנה, קיימות צורות ניהול לצוותים קטנים לעומת שיטות לניהול צוותי עובדים גדולים.

לאחר בחירת השיטה מומלץ לבדוק תוך תקופה קצרה ולאחר תקופה ממושכת יותר את אפקטיביות השיטה: יש לבדוק את הכדאיות של השיטה מבחינת רווחי החברה, עמידה ביעדים, הספקים והשלמת פרויקטים. חשוב לבדוק את מידת היעילות של השיטה גם מצד העובדים – יש לשים לב למידת שביעות הרצון, לרמת התקשורת בתהליך ולקיום שיתופי פעולה מפרים וייעול תהליכים כתגובה לניהול נכון.

טיפים לניהול צוות עובדים

הצבת יעדים הגיוניים לעובדים

יעדים ריאליים הם הבסיס למתן תפוקה מקסימלית של העובדים. מצד אחד, הצבת יעד ברף גבוה מספיק נותנת לעובד את היכולת לשאוף ולהפיק את המיטב מעצמם ומצד שני, יעד ריאלי אינו מעמיד את העובדים בלחץ בלתי אפשרי ובתחושת חידלון מרפה ידיים. חשוב למצוא את האיזון הנכון בין יעד ריאלי למטרה מאתגרת מספיק.

תקשורת טובה עם צוות העובדים

תקשורת איכותית המבינה את צרכי העובד ובמקביל שמה במרכז את טובת החברה היא תקשורת מכבדת ואפקטיבית. הערכה, משוב חיובי ושיח פתוח הם א’ ב’ של ניהול עובדים אופטימלי. אסרטיביות אגב, אינה נוגדת את ערכי כבוד העובד, להפך, היא מאפשרת תגובה שלילית בצורה חיובית המשרתת את צרכי החברה כמו גם את האינטרסים של העובד.

דעו את יכולותיהם של העובדים

מתוך הבנה שעובד אינו אדם מושלם ולא יכול להיות כזה, ניתן לבחון את יכולות העובדים וליצור מערכת מאוזנת כאשר כל עובד משלים את רעהו. הבנה זו גם תגרום לציפיה ריאלית וממילא לפחות אכזבה בתחום ההישגים של העובד. במקום לשאוף לשלמות, חשוב לייצר סביבה תומכת, אימון והגנה על מנת לספק לעובדים את ההכשרה להשגת המטרה בעתיד.

ניהול עובדים מרחוק עם בקרה (לא חקירה)

כיום, בעידן בו עבודה מהבית לפחות בחלק מימי השבוע הפכה למגמה מוכרת, ניהול עובדים מרחוק הינו תחום בו משתלמים מנהלים רבים. הבסיס לניהול עובדים מרחוק הינו ניהול קשר יומיומי הכולל בקרה של הספק, איכות עבודה ורמת ביצוע. במידה ומדובר בניהול צוות עובדים מחו”ל יש להכיר את חוקי העבודה במדינה הזרה וכן לנהל את הבקרה בשפה המוכרת להם.

חיסורי עובדים – כך ניתן לצמצם

על מנת לשמור על נוכחות קבועה החיונית להתנהלות תקינה של הארגון יש לדאוג להעלאת רמת המוטיבציה של העובדים וחיזוק הקשר של העובד עם צוות הניהול, עם הקולגות ועם האווירה בארגון. חשוב לצאת מנקודת הנחה שעובד שאוהב את מקום העבודה נמנע מלהחסיר שעות. כמובן שבמקרה בו מדובר על עובד ספציפי בלתי אחראי, יהיה מן הבלתי נמנע לפטרו בשל חוסר פרודוקטיביות.

ניהול עסק יעיל

הכירו את – ucan2 מערכת להנהלת חשבונות המאפשרת הפקת דוחות בקליק לצורך דיווח, פיקוח ומעקב. הצטרפו למגמת הדיגיטציה בעולם ניהול החשבונות והתקדמו למערכת שתשפר את רמת הביצוע בעסק ותהווה כלי לחיסכון במשאבי אנוש ובכסף.