הנהלת חשבונות במיקור חוץ

מה חשוב שתדעו על הנהלת חשבונות במיקור חוץ?

למי מתאים שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ? מה היתרונות של הנה”ח במיקור חוץ? מדוע כדאי לבחור משרד רואה חשבון לקבלת שירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ? מי מציע שירות זה? האם כדאי לעסק לעבור למערכת הנהלת חשבונות באינטרנט? המומחים שלנו הכינו כתבה בנושא ועונים על כל השאלות הנפוצות שלכם

מהו מיקור חוץ?

אאוטסורסינג (Outsourcing), בעברית תקנית מיקור חוץ, היא שיטת ניהול מודרנית שבה עסק מסוים פונה לחברה חיצונית על מנת לקבל ממנה שירות כלשהו, למשל שירותי הנהלת חשבונות. בשנים האחרונות החלו עצמאים ובעלי חברות להוציא החוצה עבודות ומטלות שונות הנדרשות לצורכי העסק, לדוגמה פיתוח אפליקציה לחברה, עיצוב לוגו, בניית אתר, קידום אתרים, ניקיון משרד, שיווק, מכירות ועוד. שירות במסגרת מיקור חוץ יכול להביא לחיסכון ניכר במשאבי ובהוצאות העסק וליתרונות רבים נוספים.

מאחר שכל עסק חייב להקפיד על ניהול ספרי החשבונות, רישום פעולות חשבונאיות והגשת דיווחים בזמן לרשויות המס, רבים מהעוסקים מעדיפים לקבל שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ כחלופה להעסקה מנהל/ת חשבונות במשרה מלאה או חלקית. בתוך כך, בשנים האחרונות ניתן לבחור במערכת מקוונת להנהלת חשבונות לפי מודל תוכנה כשירות (SaaS).

מי מציע שירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ?

מנהלי חשבונות – ניתן לקבל שירות הנה”ח במיקור חוץ באמצעות מנהלי ומנהלות חשבונות (פרילנסרים או חברות להנהלת חשבונות). כמו כן, ניתן להעסיק מנהל חשבונות במיקור חוץ וללא יחסי עובד מעסיק, כלומר כנגד חשבונית המוכרת לצורכי מס.

יועצי מס – יועצי מס מתמחים בין השאר בהנהלת חשבונות ומציעים שירות נלווה זה ללקוחותיהם.

רואי חשבון – ברוב המקרים פונים למשרד רואה חשבון כדי לקבל מעטפת שירותים הכוללת הנהלת חשבונות, תכנון מס, חשבות שכר, ראיית חשבון, הכנת דוח שנתי למס הכנסה ועוד.

למה חשוב לפנות לגורם מקצועי בנושא של מיקור חוץ?

הנהלת חשבונות מהווה חלק מרכזי ובלתי נפרד מניהול העסק, היא משמשת לרישום פעולות חשבונאיות כמו תנועות כספיות בעסק, תיעוד עסקאות ומכירות, רישום הוצאות של העסק ועוד. בישראל יש שתי שיטות עיקריות לבצע הנהלת חשבונות לעסקים – הנהלת חשבונות חד צידית והנהלת חשבונות כפולה.

כל עסק חייב להקפיד על רישום ותיעוד העסקאות, וכיום יש שלוש אפשרויות מרכזיות לבצע הנה”ח:

• הנהלת חשבונות במיקור חוץ.
• מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט.
• העסקת מנהל/ת חשבונות בעסק באמצעות תוכנה.

באופן כללי, פרילנסרים ובעלי עסקים קטנים יכולים להשתמש במערכת המקוונת להנהלת חשבונות כדי לנהל נכון את ספרי החשבונות ובהתאם להוראות החוק. לארגונים גדולים ומובילים יש בדרך כלל מחלקת כספים לכן הארגון מעסיק מנהל/ת חשבונות במשרה מלאה או חלקית, ולשאר העסקים כדאי לפנות לגורם מקצועי כדי לקבל הנהלת חשבונות ושירותים נוספים במיקור חוץ.

יש לבחור נכון ספקים המציעים שירותים שונים במיקור חוץ, וחשוב לבחור רק נותני שירות מקצועיים ומיומנים העונים על צורכי העסק. המטרה במיקור חוץ היא לקבל פתרונות איכותיים ושירותים מבעלי מקצוע מנוסים כדי לחסוך עלויות, בעיקר עלויות כוח אדם, ועל מנת להתמקד בנושאי הליבה של העסק.

מהם היתרונות בפנייה לרואה חשבון לשם מיקור חוץ?

בעסקים ובארגונים רבים יש פעילות גבוהה המחייבת רישום מורכב, מעקב ופיקוח צמוד. בלא מעט מהעסקים נדרשת התעסקות רבה בניהול הספרים והחשבונות של העסק, לכן חשוב לבחור היטב משרד רואי חשבון המציע שירות במיקור חוץ ומספק מעטפת שירותים רחבה ומותאמת לצורכי העסק או החברה.

משרד רואה חשבון גדול ומוביל מבצע את הנהלת החשבונות על ידי אנשי מקצוע מנוסים ובהתאמה לכללים העדכניים ביותר, המשרד דואג לרישום מדויק של העסקאות והתנועות, להתנהלות נכונה מול רשויות המס, להגשת דיווחים בזמן, להפקת דוחות פיננסיים וניהוליים לבעלים ולמקבלי ההחלטות בעסק ועוד.

היתרונות העיקריים להנהלת חשבונות במיקור חוץ על ידי רואה חשבון הינם:

• חיסכון בעלויות כוח אדם.
• חיסכון במשאבים ובזמן עבודה.
• לא צריך לרכוש תוכנה מתקדמת, לשלם תמורת עדכונים ולהשקיע במחשב ייעודי למנהל חשבונות.
• שירות מקצועי תחת פיקוח של רואה חשבון מוסמך.
• עלות נמוכה ומשתלמת.
• שירות גמיש בהתאמה לצורכי העסק.
• אפשרות לקבל שירותים נוספים כמו מילוי הצהרת הון, חשבות שכר, דוח שנתי וכו’.

לסיכום, יש יתרונות רבים לשירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ, אך חשוב לבחור נכון משרד רואי חשבון וכאן אנחנו נכנסים לתמונה. למידע נוסף ולייעוץ בנושא זה – הנכם מוזמנים לפנות אלינו.

נכתב ע”י:

יורם שיפר –  רו”ח, מבעלי משרד רו”ח זיו, שיפר ושות’,
יזם אינטרנט בלתי נלאה, מפתח המערכת UCAN2
ועוד כמה וכמה מערכות אחרות שנועדו לעזור לבעלי עסקים לעוף אל עבר הזריחה.
הוא גם מנגן על חצוצרה, מופיע עם תזמורת כלי הנשיפה כלים שלובים ובסך הכל ממש שמח בחלקו.