הנהלת חשבונות אוטומטית

מאת: יורם שיפר

מה זה בדיוק הנהלת חשבונות אוטומטית ולמי מתאים השירות? כיצד תהליכי אוטומציה יכולים לסייע לעסק שלכם? האם מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט כוללת כלי אוטומציה המייעלים את העבודה בעסק ומשפרים את התוצאות?
בשנים האחרונות כולם מדברים על אוטומציה בעסק, אך רבים מבעלי העסקים הקטנים והבינוניים אינם יודעים כיצד ניתן לשלב אוטומציה בארגון שלהם. למעשה, שילוב אוטומציה בעסק נועד לשפר את תהליכי העבודה, כולל תהליכי ייצור, תפעול, ניהול, שיווק ומכירות. שילוב אוטומציה במערכות העסק מבטיח חיסכון ניכר בזמן, בכוח אדם ובהוצאות החברה, כמו כן האוטומציה מייעלת את העבודה, מונעת טעויות אנוש, משפרת ביצועים ותוצאות עסקיות, חוסכת עלויות רבות ומפחיתה עומס ממנהלי העסק ועובדיו.

מה זה בדיוק אוטומציה?

ההגדרה המקובלת של אוטומציה היא יישום תהליכים שונים באמצעות מערכת ממוחשבת עם מינימום התערבות של האדם. בהקשר של מערכת הנהלת חשבונות אוטומטית באינטרנט, האוטומציה באה לידי ביטוי במספר כלים ודרכים, לדוגמה הזנה אוטומטית של נתוני החשבוניות והקבלות במערכת, סריקה אוטומטית מהירה של המסמכים החשבונאיים כדי לשלוף נתונים ולעדכן את השדות במקומות הנכונים, הפקת דוחות ניהוליים בקליק מהיר ועוד.

כלי האוטומציה במערכת הנהלת חשבונות מונעים טעויות אנוש כמו הקלדה שגויה, חישובים לא נכונים ועוד. כמו כן, הנהלת חשבונות אוטומטית יודעת לבצע חישובים מורכבים, לשלוף נתונים מהמסמכים הקיימים במערכת, להפיק דוחות ייעודיים, בין היתר דו”ח שנתי, דו”ח הכנסות והוצאות, דו”ח תשלום לספקים, דו”ח מעקב גבייה מלקוחות וכו’. כלי האוטומציה חוסכים זמן ומשפרים ביצועים, והעסק מעניק שירות טוב יותר ללקוחות, והמנהלים והעובדים יכולים להתמקד בנושאי הליבה ולא לבזבז זמן על חישובים ודוחות מורכבים.

עוברים להנהלת חשבונות באינטרנט

עסקים רבים עוברים בשנים האחרונות להנהלת חשבונות באינטרנט בגלל המחיר האטרקטיבי של השירות, ובעיקר בגלל היתרונות הרבים של המערכת. כל אחד יכול להשתמש במערכת הנהלת חשבונות באינטרנט, אין צורך בידע מעמיק במחשבים ולא צריך לעבור קורס מיוחד בהנהלת חשבונות.
למעשה, הנהלת חשבונות באינטרנט מהווה כלי אוטומציה יעיל ומתקדם טכנולוגית, המערכת כוללת כלי ניהול מתקדמים המסייעים לשיפור התוצאות העסקיות ולמעקב נוח אחר ביצועי העסק ומצבו הפיננסי. כאשר בוחרים מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט חשוב לבדוק אילו כלים המערכת מציעה ומהן פתרונות האוטומציה האפשריים באמצעותה. כך לדוגמה, תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט מונעת טעויות אנוש מאחר והמערכת מחשבת בעצמה ובאופן אוטומטי את המע”מ שיש להוסיף בחשבוניות מס, המערכת מחשבת גם את תשלומי המע”מ שיש להעביר לרשות המיסים והיא מסוגלת להפיק דוחות ייעודיים מורכבים באופן אוטומטי ובקליק מהיר.

אוטומציה במערכת הנהלת חשבונות באינטרנט

בעלי עסקים חייבים להקפיד על ניהול תקין וחוקי של העסק שלהם, עליהם לפעול לפי פקודות המס ובהתאם להנחיות של רואה החשבון. בגין כל עסקה יש להפיק מסמך חשבונאי לתיעוד העסקה ולדיווחים הנדרשים לרשויות המס בארץ, וכיום רבים מהעסקים משתמשים במערכת של הנהלת חשבונות אוטומטית באינטרנט כדי להפיק חשבוניות וקבלות, ובמערכת ניתן לתעד גם את ההוצאות.

מערכת הנהלת חשבונות אוטומטית כמו 2UCAN מסייעת לבעלי העסקים ומאפשרת להם לנהל את העסק ביעילות ובמינימום טעויות, המערכת חוסכת זמן וכוח אדם, ואין צורך בידע חשבונאי כדי להפיק מסמכים חשבונאיים מאחר והמסמכים מופקים בתהליכים אוטומטיים מהירים.

בקליק מהיר אשר להפיק דוחות ייעודיים לצרכי פיקוח ומעקב או לצורך דיווחים לרואה החשבון ולרשות המיסים. יש תוכנות מתקדמות להנהלת חשבונות באינטרנט, ובראשן כמובן המערכת של 2UCAN, באמצעותן העסק שלכם ישפר ביצועים ויחסוך לא מעט כסף, לכן בחירת המערכת היא קריטית וכדאי גם לכם להשתמש ב-2UCAN.

נכתב ע”י:

יורם שיפר –  רו”ח, מבעלי משרד רו”ח זיו, שיפר ושות’,
יזם אינטרנט בלתי נלאה, מפתח המערכת UCAN2
ועוד כמה וכמה מערכות אחרות שנועדו לעזור לבעלי עסקים לעוף אל עבר הזריחה.
הוא גם מנגן על חצוצרה, מופיע עם תזמורת כלי הנשיפה כלים שלובים ובסך הכל ממש שמח בחלקו.