להיות עצמאי בשטח

לפתוח או לסגור?

זו השאלה אותה אזרחים רבים שואלים. רבים חוששים להקים עסק, להיות עצמאים ולבצע הנהלת חשבונות רק בשל החשש מהסתבכות עם רשויות המס ובשל הדעה הרווחת כי פתיחת עסק עצמאי כרוכה בטרטור על ידי הרשויות, ניהול חשבונות וכי מסכת הצרות לא תפסיק לרדוף אותו לכל ימי חייו, גם אם סגר את התיק והפסיק להיות עצמאי ולנהל חשבונות. התיאור הזה איננו נכון, שכן כל עוד עובדים לפי הספר ומבצעים הנהלת חשבונות מסודרת, אתם יכולים להיות רגועים שלא יהיו לכם הפתעות. במאמר שלהלן אסביר את כל המהלכים הדרושים לפתיחת תיק עצמאי ואיך לנהל חשבונות כמו וגם את המהלכים הנדרשים לסגירתו למקרה שהעסק לא מצליח, לרבות ההתנהלות מול רשויות המס (שהם בסה”כ אנשים כמוני וכמוך) ושיקולים שיש לקחת בחשבון במקרים שונים.

שלב ראשון – ההחלטה, לפתוח תיק עצמאי

ישנם מספר מצבים – שכיר שמבקש לנהל עסק נוסף או מי שהפסיק להיות שכיר או איננו שכיר ומבקש לפתוח עסק שיהווה את עיקר הכנסתו.

ההתלבטות הראשונה – האם לנהל את העסק כעצמאי או כחברה בע”מ?

רצוי להתחיל את הצעדים הראשונים כעסק עצמאי שכן תמיד ניתן להפוך את העסק לחברה (שזה עסק בעייתי יותר). לצורך הקמת חברה בע”מ, צריך היקף פעילות גדול, העסקת עובדים ועוד פרמטרים שאין זה המקום להיכנס אליהם (בעניין זה כדאי להתייעץ עם בעל מקצוע הצעד הראשון שיש לבצע הוא פתיחת תיק במשרד מס ערך מוסף – פעולה פשוטה שאינה מצריכה יותר מחצי שעה ( אם לא באים לפני 15 לחודש.

יש לקחת בחשבון כי הנהלת חשבונות של עצמאי פשוטה וזולה יותר מאשר הנהלת חשבונות של חברה בע”מ.

ההתלבטות השנייה – האם לפתוח תיק במעמד “עוסק מורשה” או “עוסק פטור” – במילים אחדות, עוסק פטור הינו עסק שהמחזור שלו לא יעלה על סך של 67,555 ₪ לשנה ועסק מסוג זה לא צריך לשלם מע”מ ( שזהו יתרון כשלעצמו ) אולם מאידך גם לא יכול לקבל החזרי מע”מ על הוצאות והשקעות. למותר לציין כי עוסק המורשה חייב לקיים הנהלת חשבונות וגם עוסק מורשה חייב ב הנהלת חשבונות , כלומר לנהל חשבונות באופן שוטף.

עסקים מסוג “עוסק פטור” מתאימים בד”כ לכאלה שזו היא להם עבודה נוספת או כאלה המתכוונים לנהל עסק קטן ולא לגדול. פרט לכך, אין לעסקים כאלה השקעה משמעותית בתשתיות או ציוד. כאמור פתיחת התיק הינה פעולה פשוטה אולם חשוב שתעשה מייד בהתחלה ואסור לקבל תקבולים כלשהם לפני הרישום במשרד מס ערך מוסף. חשוב לציין כי ניתן לשמור חשבוניות על הוצאות חצי שנה לפני רישום העסק במשרד מס ערך מוסף ולרשום תקבולים אלה בהנהלת חשבונות מסודרת.

הצעד הבא הוא – פתיחת תיק במס הכנסה ובמוסד לביטוח לאומי – צעד זה חייב להתבצע מייד עם רישום העסק במע”מ ולא כפי שרבים חושבים ( מה שהיה נהוג בעבר) שיש תקופה של 90 יום לביצוע פעולה זו. פתיחת התיקים במס הכנסה ובביטוח לאומי היא פעולה מאד פשוטה – יש למלא את הטפסים המתאימים – אותם ניתן לקבל במשרדי הרשויות או להורידם מהאינטרנט , למלא את הטפסים, לחתום ולשלוח בדואר. לא לשכוח להחליט על אופן ביצוע הנהלת חשבונות ולבחור את השירות המתאים להנהלת חשבונות. אם הינכם מתכוונים להעסיק עובדים, יש לציין מזאת בטופס על מנת שיפתח תיק ניכויים – לצורך העברת ניכויי שכר למסה הכנסה וביטוח לאומי מהעובדים.

כמובן שאם לא פתחתם תיק ניכויים והתחלתם להעסיק עובדים, יש אפשרות לפתוח תיק ניכויים בכל עת על ידי משלוח אותו טופס למשרדי מס הכנסה.

ההתנהלות השוטפת

לאחר שנפתחו כל התיקים צריך להקפיד על דיווחים ותשלומים במועד – חשוב לדווח גם על תשלומי אפס במועד כי מחשב מס הכנסה מצפה לדוח כלשהו על מנת שלו תחויבו בקנס כל איחור בדיווח מחויב בקנס, כמו כן חשוב לבצע הנהלת חשבונות בעסק. כל עוד אתם מתנהלים באורח מסודר, מגישים דוחות במועד ומבצעים הנהלת חשבונות לא תשמעו מהרשויות ולו מילה או מכתב אחד.
עסק חדש נדרש בד”כ להגיש הצהרת הון, יש 4 חודשים לשם כך וחשוב להגיש את הצהרת ההון במועד, כמו גם את הדוח השנתי , אותו יש להגיש עד סוף חודש מאי שלאחר שנת המס או יותר מאוחר אם הינכם מיוצגים על ידי רואה חשבון או מנהל החשבונות. חלק מהנתונים ניתן למצוא ב הנהלת חשבונות של העסק. הגשת דוחות במועד , גם היא ערובה לכך שלא תשמעו מהרשויות מילה אחת. על מנת שפקיד השומה ייתן אמון בדוחות חשוב שיכללו כמובן את כל ההכנסות ויהיו סבירים במדדים שונים כגון , רווח גולמי וכד’ – נתונים אותם ניתן לראות בספרי הנהלת חשבונות.

החלטתם לסגור את העסק מכל סיבה שהיא – מה עושים?

גם כאן , חשוב לבצע את כל הפעולות בצורה מסודרת ומובטח לכם שקט מהרשויות ולא תופתעו בעוד מספר שנים מדרישת חוב מנופחת של מס הכנסה.

מע”מ וביטוח לאומי

יש לגשת למשרדי מע”מ ולסגור את התיק על ידי מילוי טופס מתאים – בטופס זה יש להצהיר מה עלה בגורל הציוד ששימש אתכם – כמובן שיש לבצע מכירה של הציוד בטרם סגירת התיק – חשוב להגיע למשרדי מע”מ לסגירת התיק רק לאחר שהוגש הדוח האחרון של הפעילות, אשר יכלול את מכירת הציוד ששימש אתכם בעסק. לאחר ביצוע סגירת התיק במס ערך מוסף, יש לפנות אל המוסד לביטוח לאומי וגם שם עליכם למלא טופס מיוחד לצורך דיווח על סגירת התיק. הפעולות האלה יבטיחו שלא תשמעו יותר מהרשויות הנ”ל ולא תטורטרו לאחר שהכול מאחוריכם .לא לשכוח לשמור את ספרי הנהלת חשבונות למשך 7 שנים.

מס הכנסה

סגירת התיק במס הכנסה הינה פעולה מסורבלת יותר אולם לא מסובכת שכן השיטה במס הכנסה כמו הנהלת חשבונות היא שנתית, בעוד שבביטוח לאומי ומע”מ מדובר על תקופות דיווח בנות חודש או חודשיים. לגבי מס הכנסה, יש לסגור את תיק הניכויים אשר מתנהל באופן חודשי או דו חודשי ולגבי סגירת התיק במס הכנסה, יש לנשום אויר הואיל וזו פעולה שעלולה להתארך. ראשית, יש לטפל בחיוב המקדמות – ניתן להמשיך לדווח עד סוף השנה דוחות אפס. שנית, יש להגיש את כל הדוחות שטרם הוגשו – דוח שנתי והצהרת הון. שלישית, יש לבצע ביטול דרישת מקדמות – ולרשום זאת בספרי הנהלת חשבונות – שתגיע לאחר שנת המס בה החלטתם לסגור את התיק ורביעית, יש להגיש את הדוח השנתי בגין שנת המס הקודמת, ואשר כוללת את התקופה בה הייתם עצמאים – את יש לקחת מתוך הנהלת חשבונות.

בזה לא נגמר העניין…

יש לפנות לפקיד השומה באופן נפרד ולהגיש בקשה לסגירת התיק שלכם, אולם חובה עליכם לוודא שהפעולה בוצעה או שמא נדרשה מכם הגשת דוח נוסף של הנהלת חשבונות בגין השנה הנוכחית – בד”כ מבקש פקיד השומה הגשת דוח נוסף על מנת לוודא שהכנסתכם בשנה שלאחר סגירת העסק – נובעת משכר בלבד. במידה ותידרשו, יש להגיש גם את הדוח הנוסף שמתבסס על הנהלת חשבונות הזה ורק לאחר מכן ייסגר התיק – חובה לוודא שהדוח נסגר.

יש לקחת בחשבון שפקיד השומה גם יקרא לכם לדיון על הדוחות שהוגשו וירצה לראות את ספרי הנהלת חשבונות – רצוי לשלוח לדיון זה איש מקצוע – יועץ מס או רואה חשבון , בד”כ זה דיון קצר בהם יראו את ספרי הנהלת חשבונות ולאחריו תשכחו שהייתם עצמאים. התיק ייסגר ואף אחד לא ירדוף אתכם עד הפעם הבאה בה תחליטו להיותך עצמאים.

הנה כי כן , מי שהקפיד לבצע את כל המטלות והדרישות החוקיות לא סבל מרדיפות או מהטרדות וההתנהלות המסודרת – שכר בצידה.