שמירת מערכת הנהלת חשבונות

יש לשמור את מערכת הנהלת חשבונות 7 שנים משנת המס שאליה היא מתייחסת, או 6 שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר.

לדוגמא , לאחר 31.12.2008 ניתן להשמיד את פנקסי הנהלת חשבונות לשנת 2001, בתנאי שהדוח לשנת 2001 הוגש עד 31.12.2002. מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין-מחלקתיים, חוזים ופרוטוקולים, פריטי תיעוד ופנקסים, שהנישום אינו חייב לנהלם על פי הוראות ניהול פנקסי הנהלת חשבונות, אך ניהלם מרצון או מכוח דין אחר, יש לשמור במשך 3 שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה לשנת המס, שאליה הם מתייחסים.

האמור בסעיף זה הוא בדבר שמירת מסמכים לצורך בדיקתם בידי שלטונות המס בלבד. ייתכן שבענפים אחדים, או על פי דרישות חוקיות מסוימות, נדרשת שמירת מסמכים של הנהלת חשבונות מסוימים לתקופות ארוכות מאלה. רצוי לשמור דוחות שנתיים על עובדים לתקופה בלתי מוגבלת, משום שהם עלולים להתבקש למימוש זכויותיהם בביטוח לאומי וכדומה.

יש תקנות נפרדות ומיוחדות לספרי הנהלת חשבונות ממוחשבים ויש אף תקנות לעניין מזעור ספרי הנהלת חשבונות. הקדמה הטכנולוגית אף הכירה במשלוח מסמכי הנהלת חשבונות ממוחשבים במייל ושלטונות מס הכנסה קבעו כללים מיוחדים בכל הקשור למשלוח ספרי הנהלת חשבונות במייל.

התקנות הללו קבעו כי מסמכי הנהלת חשבונות שנשלחים בדואר האלקטרוני חייבים להיות חתומים בחתימה אלקטרונית מאובטחת שהינה בדרגה פחותה יותר מאשר חתימה אלקטרונית מאושרת.
חתימה אלקטרונית מאושרת הינה חתימה אלקטרונית בה החותם זוהה באופן אישי על יד אנשים מורשים בניגוד לחתימה אלקטרונית מאובטחת.