רישום הוצאות

מה כדאי לדעת על רישום הוצאות ואיך עושים זאת נכון?

בעל עסק מחויב בתשלום מס על הכנסותיו. המס מוטל על כל חייב בצורה פרוגרסיבית ועשוי להגיע לסך של עשרות אחוזים מהכנסתו של החייב. עם זאת, הביטוי הכנסה מתייחס לפער בין הרווח שהפיק בעל העסק לבין ההוצאות שהוציא לשם הפעלת העסק. על מנת לבטא בפני רשויות המס את גובה ההכנסה בצורה המהימנה ביותר, יש צורך שניהול מסודר וקבוע של רישום הוצאות. 

מה זה רישום הוצאות?

רישום הוצאות הוא רישום של כל סכום כסף ששולם על ידי העסק לטובת הפעלת העסק. עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע”מ נדרשים להוצאות רבות לשם תפעול העסק. הוצאות אלו כוללות דמי שכירות, ציוד, תשלום לספקים ונותני שירות, הוצאות תפעול כגון חשמל, מים, דלק, ניקיון ועוד.

כמו כן, בחלק מהעסקים כוללות ההוצאות משכורות לעובדים. מדובר בהוצאה בעלת מספר רב של רכיבים אותה ניתן לצפות במבט עתידי, לאור העובדה שחלים על הוצאה זו חוקים מסוימים מתחום דיני העבודה בהן חובת המעביד להפריש כספים מן המשכורת החודשית לקרן פנסיה, תשלום מצד המעביד לביטוח לאומי וביטוח בריאות ותשלום פיצויי פיטורין.

מדוע חשוב לעקוב אחר הוצאות?

למעקב אחר הוצאות חשיבות רבה אותה ניתן לחלק לשני מישורים עיקריים. המישור האחד הוא המישור הנוגע לנטל המס. גובה המס נגזר מגובה ההכנסה נטו של בעל העסק, בין אם מדובר במי שהוא עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע”מ. על מנת שהמס יושת על הרווח בפועל, חשוב לבצע מעקב הוצאות ולתעד אותן בצורה מסודרת.

המישור השני הוא המישור הנוגע לשאלת הרווחיות של העסק. הבסיס להקמת כל עסק או חברה הוא הרצון של בעליהם להפיק רווח. מעקב הוצאות מספק תמונת ראי בזמן אמת לגבי מצבו הכלכלי של העסק ומספק מידע לבעל העסק באשר לרווחיות וכדאיות הפעלת העסק. מעקב הוצאות בזמן אמת ימנע או יתריע מבעוד מועד על מצב שבו בעל העסק ימצא עצמו בחדלות פירעון.

איך עוקבים בצורה נכונה אחר הוצאות?

לכל בית עסק, בין אם מדובר במי שהוא עוסק מורשה, עוסק פטור או חברה בע”מ, יש מאפיינים ייחודיים אשר מבדילים אותו מעסקים אחרים, והדבר נכון גם בנוגע לאופן הניהול של רישום הוצאות. כך למשל, עוסק מורשה שהוא פסיכולוג אשר מנהל קליניקה פרטית, יידרש להוצאות מצומצמות הכוללות שכר דירה, הוצאות חשמל, מים וארנונה ועלויות ריהוט של הקליניקה.

לעומתו, עוסק מורשה, עוסק פטור או חברה בע”מ שהם קמעונאיים, עוסקים באופן יומיומי ברכישות של ציוד מגוון, וזאת לצד הוצאות שכירות ותפעול. מעקב נכון דורש רישום מידי של כל הוצאה ותיעוד של ההוצאה על ידי חשבונית מס שצריכה להינתן מעת הגורם שאליו שולמו אותן הוצאות. שני רכיבים אלו הם החשובים ביותר במסגרת ניהול נכון של מעקב הוצאות.

אילו עזרים יש כדי לעקוב אחרי הוצאות

התנאי הבסיסי לרישום נכון של הוצאות הוא מערכת אמינה ויציבה, אשר יכולה לספק בלחיצת כפתור מידע עדכני ורוחבי על ההוצאות. רצוי כי המערכת תהיה פשוטה, תאפשר התחברות מכל מקום ותתעד כל הוצאה שהוציא בית העסק. מערכת ניהול חשבונות של UCAN2 היא מערכת נוחה ואמינה המאפשרת ניהול מיטבי של מי שהוא עוסק מורשה, עוסק פטור או חברה בע”מ.

סיכום

רישום הוצאות הוא הבסיס להפקת רווחים נאותה של בית העסק. הפער בין רישום קפדני ועקבי לבין רישום חלקי הוא פער שיכול להגיע לאלפי שקלים מדי שנה. מסיבה זו, רצוי לנהל מעקב הוצאות במסגרת קבועה, ולהיעזר במערכת ממוחשבת אשר מתעדת רישום הוצאות באופן נוח וזמין. רק כך, יוכל בית העסק להימנע מתשלום מס עודף.