צעדים ראשונים לעסק בהנהלת חשבונות

מאת: יורם שיפר

לאחר שקיבלתם החלטה לפתוח עסק חדש, עליכם לקבל מספר החלטות חשובות ולבצע מספר צעדים הכרחיים כדי לפתוח תיק ברשויות המס ועל מנת להקים את העסק בהתאם לדרישות החוק. לאחר רישום העסק תוכלו באמצעות תוכנה לניהול חשבונות להפיק חשבוניות מס וקבלות כנדרש בחוק, להזין את ההוצאות שהיו לכם במהלך החודש ולהפיק דוח מע”מ ודוח מקדמות מס בהתאם לצורך.

פתיחת תיק ברשויות המס

השלב הראשוני בפתיחת עסק חדש הוא רישום חוקי של החברה ברשויות המס. כדי לחסוך עלויות אפשר לבצע שלב זה באופן עצמי וללא צורך באנשי מקצוע כמו רואה חשבון, אך במקרים מסוימים כדאי להשאיר את פתיחת התיק במע”מ ובמס הכנסה לרואה חשבון מקצועי.  

יש להגיע פיזית למשרד מע”מ בהתאם לאזור בו מקימים את העסק החדש. כדאי לפני ההגעה למשרד מע”מ לקבל החלטה עקרונית האם מקימים חברה בע”מ, עוסק מורשה או עוסק פטור. חשוב לציין כי ההחלטה האם לפתוח עוסק פטור או מורשה תלויה בסוג העיסוק ובצפי ההכנסות של החברה החדשה. ההבדל העיקרי והמשמעתי ביותר בין עוסק מורשה לעוסק פטור הוא האפשרות לקזז מע”מ מהוצאות העסק.

לאחר קבלת מספר עוסק מורשה (או עוסק פטור לפי ת”ז) יש לגשת למשרד מס הכנסה, בהתאם למיקום העסק. במשרד יש לפתוח תיק לעסק החדש ובסיום השלב הפורמלי מקבלים שני מסמכים שצריך להחזיק באופן קבוע במשרד של העסק החדש – אישור על ניהול תיקים ופטור מניכוי מס במקור.

תיק בביטוח לאומי

בשלב הבא יש להגיע למוסד לביטוח לאומי כדי לפתוח תיק. כדאי לדעת כי שיטת חישוב התשלומים לביטוח לאומי מורכבת לכן בהתאם לצורך כדאי לפנות למשרד רואי חשבון לייעוץ, או לקבל סיוע במשרד המקומי של ביטוח לאומי. מדי שנה מקבלים מביטוח לאומי פנקס תשלומים, אם צריך לשלם כיוון שיש מקרים בהם מקבלים פטור.

ניהול הוצאות והכנסות

החוק בישראל מחייב את בעלי העסקים לרשום את כל התנועות בעסק, ולדווח על ההכנסות וההוצאות כנדרש בפקודת המס. באמצעות תוכנת ניהול חשבונות קל לבצע משימה זו, אין צורך בידע מקדים או בלימודי הנהלת חשבונות.

בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות מקפידים על רישום מדויק של כל הכנסה, כאשר עוסק מורשה שולח ללקוח חשבונית מס כדרישה לתשלום, את המקור נותנים ללקוח וההעתק נשאר אצל החברה. עוסק פטור מפיק קבלה לאחר קבלת התשלום ושולח אותה ללקוח.

לאחר קבלת התשלום יש להפיק קבלה כנדרש בתקנות המס, החוק מתיר להפיק חשבוניות וקבלות מפנקס אותו חובה להדפיס בבית דפוס או באמצעות תוכנה ייעודית ומאושרת לניהול חשבונות.

במהלך החודש יש לעדכן גם את ההוצאות של העסק, חשוב לשמור היטב את כל החשבוניות של ההוצאות. באמצעות התוכנה אפשר להפיק דוח מע”מ ודוח מקדמות מס, יש להחתים את הדוחות בדואר ולצרף שיק עם הסכום הרלוונטי. בסוף השנה יש למלא גם דוח שנתי אותו מקבלים ממס הכנסה, את הדוח כדאי להכין בעזרת רואה חשבון מוסמך אך אפשר גם לבד.