ספר הזמנות

מאת: יורם שיפר

הבירוקרטיה הישראלית ידועה כאחד הגופים המאתגרים עבור כל העוסקים בה, בין אם מדובר בבעלי העסקים, הצרכנים או אפילו הגופים הממשלתיים עצמם שלא פעם נדמה כי אפילו הם מתקשים אל מול הנהלים הפרוצדורליים של עצמם. על בעלי עסקים מסוימים לנהל ספרי הזמנות אשר יוצמדו לעסק שלהם. במה מדובר, מה ההשלכות למי שלא מנהל כזה ואיך מנהלים ספר הזמנות כמו שצריך?

מה פירוש “ספר הזמנות”?

בהוראות ניהול ספרים הניתנות לכל בעל עסק בארץ נקבע איזה ספרים עליו לנהל, כאשר לכל בעל עסק ישנם סוגי ספרים שעליו לנהל כמו יומן עבודה, יומן אורחים, ספר תלמידים, ספר לקוחות ועוד. בספר הזמנות על בעל העסק לרשום את כל ההזמנות אשר נרשמות בעסק שלו ולא להחסיר אף לא אחת, על מנת להימנע מבעיות מול הרשויות.

מי אמור לנהל ספרי הזמנות?

כמתבקש, כל עסק שיהיו בו הזמנות. הכוונה היא ליצרנים מכל סוג, קבלנים, טכנאי שיניים, יהלומנים, סופרים, אומנים, מקעקעים, ונותני שירות אחרים. בעלי עסקים מסוגים אחרים צריכים להיות עם היד על הדופק ולתעד מן הסתם את ההכנסות וההוצאות של העסק שלהם, אך אין זו חובה לנהל ספרי הזמנות, מכיוון שבהתאם לאופי העסק שלהם – לא סביר כי יהיו להם הזמנות, וגם אם יהיו מדובר בתרחיש נדיר מאוד שלא מצדיק החזקת ספר הזמנות.

איך מנהלים ספר הזמנות בצורה נכונה?

יש לנהל ספר הזמנות שיהיה כרוך, כלומר מאוגד ומסודר כרונולוגית, כאשר כל הזמנה נרשמת בדף נפרד ובמספר עותקים שחלקם ניתנים לתלישה לצורכי מסירה. חייב כי עותק אחד יימסר למזמין והשני יישאר בספר ההזמנות. חובה לרשום מספר סידורי של ההזמנה. המספר יהיה סידורי מראש וכל דף יהווה הזמנה נפרדת. כמו כן, תאריך קבלת ההזמנה, שם המזמין וכתובתו יהיו רשומים בספר ההזמנות. במידה וידועה כתובת הלקוח – אין צורך לציינה. ספר ההזמנות חייב לכלול את פירוט הטובין או הסחורה אשר הוזמנו. יש לכלול את כלל הפרטים כולל כמובן את מחיר המוצר ופרטים טכניים, משפטיים וכספיים הקובעים את תנאי ההתקשרות בין נותן השירות ומזמינו.

נותני שירות המחויבים להוציא הזמנה פטורים מהוצאתה, בהתאם לתוספת י”א לניהול ספרים, אך ורק בקיום שלושת התנאים הבאים: השירות ניתן במקום עסקו הקבוע של נותן השירות, השירות ניתן בנוכחות המזמין, ותמורתו מתקבלת מיד בגמר השירות ומיד עם גמר השירות נערך תיעוד (יצאה קבלה, חשבונית או חשבונית מס – קבלה). הכוונה היא שברגע שהלקוח יוצא ממקום ההזמנה הוא מיד מקבל את החשבונית.

מה קורה לבעל עסק שצריך אבל לא מנהל ספר הזמנות?

כאמור, לא כל בעל עסק מכל סוג שהוא מוכרח לנהל ספר הזמנות אלא רק בעלי עסקים מסוימים . התיעוד של כל הכנסה והוצאה חשובים, אבל לא על כל בעל עסק להוציא ספר הזמנות. לעומת זאת, בעל עסק שמוכרח להוציא ספר הזמנות ולא טורח לעשות זאת עלול להיקלע לפסילה מיידית של ספרי החשבונות שלו על ידי מס ההכנסה ולתהליך הוצאת שומה על ידי הגורמים המוסמכים.. אין אפשרות להתחמק מכך ואין צורך, אלא אם בעל העסק מעוניין בסגירתו ובתחילת הליכים בירוקרטיים, כלכליים ומשפטיים מתישים. אי ניהול ספר הזמנות לעסק שצריך לנהל כזה משולה להתאבדות עסקית של ממש.

בעלי עסקים שעליהם לנהל ספר הזמנות מוכרחים לנהל שכזה תוך התמדה ופיקוח מתמיד שהם מספקים לרשויות את המידע הדרוש להם בזמן ובכך יימנעו מאתגרים נוספים בהליך שהוא מאתגר ממילא. ניהול עסקי נכון מוביל להצלחה.