פתרונות לניהול תקציב העסק

אילו כלים עומדים לרשותכם?

רוב בעלי העסקים הקטנים והבינוניים, כמו גם חלק משמעותי מהארגונים, מרכזים את עיקר המאמצים והמשאבים שלהם בשיווק העסק, במתן שירות מקצועי ובשירות הלקוחות, אך הם לא מייחסים מספיק חשיבות לפן הפיננסי ולניהול תקציב העסק. עצמאים רבים משקיעים בעבודה המקצועית השוטפת ובשירות לכן אין להם את הזמן הנדרש לעקוב אחר ביצועי העסק, לפקח אחר תזרים המזומנים, לעקוב אחר הוצאות והכנסות שוטפות ולטפל בגביית תשלומים מהלקוחות. 

לכן, ארגונים ועוסקים רבים במשק הישראלי זקוקים לפתרונות מתקדמים לניהול תקציב העסק או החברה, והם מחפשים מערכת פיננסית איכותית ומתקדמת שתסייע להם בתחום הפיננסים ובביצוע פרויקטים מורכבים בעבודה השוטפת. בתוך כך, רוב העצמאים ובעלי העסקים, כמו גם ארגונים ותאגידים, במגזר הציבורי ובמגזר הפרטי, בכל ענפי התעשייה והמסחר, סובלים מבעיות הון חוזר וממצוקת אשראי קשה ביותר כתוצאה ממדיניות הבנקים ומבנה המערכות הפיננסיות הקיימות.

בכתבה זו, המומחים של UCAN2 מציגים בפניכם פתרונות טכנולוגיים מתקדמים בתחום הפיננסים והכספים, אלו פתרונות איכותיים באמצעות ניתן לנהל בצורה נכונה וחכמה את תקציב העסק או הארגון, תוך התייחסות לשיקולי IT, אבטחת מידע, הגנת סייבר, ניהול סיכונים וניהול פרויקטים גדולים.

מה זה ניהול תקציב עסקי?

על פי נתוני הלמ”ס יש עשרות אלפי עסקים בישראל שנסגרים מדי שנה, מרביתם עסקים קטנים ובינוניים, ובהם גם לא מעט עסקים חדשים שאינם מצליחים לשרוד את שנתם הראשונה. הסיבה המרכזית לאי הצלחת העסק טמונה בניהול לא תקני ובבעיות הון חוזר. לכן יש להקפיד על ניהול עסק נכון, בדגש על ניהול התקציב ובקרה שוטפת אחר ההוצאות וההכנסות של העסק או הארגון.

ראוי לציין כי ניהול עסק כולל בתוכו תחומי פעילות שונים ומגוונים כמו ניהול ספרי חשבונות על פי ההוראות, ניהול תזרים מזומנים, ניהול הון חוזר, ניהול תקציב העסק, שיווק, תמחור, ניהול עובדים, לוגיסטיקה, ניהול רכש ומלאי ועוד. התקציב מהווה את אחד מעמודי התווך של ניהול עסק קטן, בינוני או גדול, זהו כלי מרכזי וחשוב להצלחת העסק ושגשוגו.

לכן, אין לוותר על תוכנית עסקית מפורטת ומאורגנת, הגדרת יעדים בתחילת שנת המס, בניית תקציב ומעקב אחר הוצאות והכנסות, הגשת דיווחים בזמן לרשויות המס, תכנון מס מיטבי ואופטימלי, קבלת ייעוץ מאנשי המקצוע המנוסים כמו רואה חשבון או יועץ מס וכד’.

ניהול תקציב העסק בצורה נכונה

כל בעלי העסקים, כולל פרילנסרים, עוסק מורשה או עוסק פטור, ועצמאים שכירים, חייבים להקפיד על ניהול תקציב העסק שלהם בצורה חכמה, נכונה ויעילה. כאשר מנהלים את תקציב העסק נכון אפשר לקבל החלטות פיננסיות ועסקיות שקולות ואחראיות על סמך נתוני אמת, למזער סיכונים, לחסוך עלויות מיותרות ולשפר את רווחיות העסק.

הלכה למעשה, ניהול תקציב העסק מבוסס על שני שלבים מרכזיים:

תכנון התקציב

חשוב לתכנן את התקציב בהתאם ליעדים העסקיים. מומלץ לתכנן תקציב לפי רבעון, שנה ואפילו לכמה שנים קדימה, כאשר מדובר בארגונים גדולים ובעסקים המנהלים מחזור עסקאות גבוה ומשמעותי. בניית התקציב לשנה הקרובה מאפשרת לגבש תוכניות עבודה ופרויקטים, לנהל במקצועיות את העסק כולל ניהול מלאי ורכש, לבחור נכון את פתרונות המימון בהתאם לצרכים המשתנים ויש לקבוע מדדים להצלחה ולביצוע (KPI – Key Performance Indicator) לתקופה מוגדרת מראש.

ניטור ומעקב

אין לוותר על ניטור התוצאות הפיננסיות של העסק או הארגון. חשוב לבצע מעקב ובקרה אחר תזרים המזומנים ותקציב העסק על מנת לנתח את הביצועים של בית העסק ולהשוות את הנתונים לתוכנית העסקים ולאסטרטגיית ניהול התקציב שנקבעה בתחילת שנת המס או מיד לאחר הקמת עסק חדש. מעקב שוטף אחר ביצועי העסק וניהול בקרה תקציבית, עדיף על ידי אנשי מקצוע, מסייעים לכל עצמאי ולבעלי החברות ומנהלי הכספים בארגונים להסיק מסקנות ותובנות מה לשפר, איך להתייעל וכיצד להוביל את העסק להצלחה.

מה היתרונות של ניהול תקציב עסקי?

• תכנון חכם ונכון של הפעילות העסקית.
• הצבת יעדים עסקיים ופיננסיים (חשוב לבחור יעדים הניתנים למדידה).
• שיפור הכנסות ורווחיות העסק.
• ניהול סיכונים אופטימלי.
• שליטה ובקרה מלאה על תזרים המזומנים, הוצאות והכנסות.
• תכנון מס אופטימלי.
• ניטור קבוע של תקציב העסק מאפשר זיהוי מהיר ובזמן אמת של חריגות מהתכנון האסטרטגי ותגובה מהירה.
• תהליך קבלת החלטות שקול ואחראי המבוסס על נתוני עדכניים בזמן אמת.
• הימנעות מלקיחת הלוואות יקרות ומקשיים פיננסיים.

איך יודעים שמנהלים נכון את תקציב העסק?

• ניהול עסק נכון מבטיח תזרים מזומנים חיובי.
• לא סובלים מבעיות הון חוזר.
• ללא חריגות ומינוסים גבוהים בחשבון הבנק העסקי.
• סך ההכנסות גבוה מסך ההוצאות.
• העסק עומד בכל ההתחייבויות שלו (תשלום לספקים, משכורות לעובדים בזמן, החזר הלוואות וכו’).
• דירוג אשראי חיובי וגבוה.
• רווחיות גבוהה.
• העסק צומח וגדל מדי שנה.
• אין צורך לקחת הלוואות יקרות לסגירת המינוס ולכיסוי חובות.
• הגשת דיווחים ותשלום בזמן לרשויות המס, לרבות הוצאות מוכרות וניכוי מע”מ תשומות.
• תכנון מס אופטימלי המקטין את חבות המס.

לנהל תקציב עסק לבד או שכדאי על ידי גורם חיצוני?

בעסקים ובארגונים גדולים יש מחלקת כספים שבראשה עומד מנהל כספים או סמנכ”ל, לכן ניהול תקציב החברה הוא פנים ארגוני, ולרוב יש רואה חשבון חיצוני המבצע ביקורת, בהתאם להוראות. לבעלי עסקים קטנים המנוהלים על ידי עוסק פטור או עוסק מורשה אין את היכולת להחזיק מנהל חשבונות ו/או רואה חשבון במשרה חלקית או מלאה, לכן הם מקבלים שירות במיקור חוץ.

רוב העצמאים מתקשים בניהול תקציב בעסק, ולא לכולם יש ידע פיננסי ויכולות לגיבוש אסטרטגיית תקציב וניהול תזרים המזומנים לכן חשוב לקבל שירות על ידי משרד רואי חשבון במיקור חוץ. כיום יש מערכות אינטרנטיות להנהלת חשבונות בענן, זהו פתרון מצוין ומומלץ לניהול התקציב העסקי, ובנוסף המערכת המקוונת כוללת כלים מתקדמים לניהול העסק, להגשת דוחות לרשויות המס ולהפקת דוחות פיננסיים וחשבונאיים המסייעים לבעלי העסק לקבל החלטות נכונות ושקולות, וליהנות מיתרונות רבים נוספים.

מערכות מידע ופיננסים בהתאמה למאפייני ולצורכי הארגון

עסקים קטנים סובלים קשות ממצוקת האשראי בארץ, לכן המדינה החליטה להקים קרנות מימון בערבות המדינה. בנוסף, עסקים קטנים ובינוניים יכולים להתייעל פיננסית ולרשותם יש מגוון פתרונות מתקדמים וחדשניים לניהול התקציב ותזרים המזומנים.

כמו כן, כיום אפשר לעבור להנהלת חשבונות באינטרנט, במודל תוכנה כשירות (SaaS). כך חוסכים בעלויות כוח אדם ובמשאבים, ובנוסף זוכים לליווי צמוד ולשירות מקצועי של רואי חשבון ונהנים מפתרון מתקדם ואיכותי יותר.

יש פתרונות ומוצרים מתקדמים במערכי החשבות והחשבונאות, מערכות מידע מתקדמות ועתירות טכנולוגיה, מערכות פיננסיות מתקדמות (ERP) מערכות לתכנון תקציב, מערכות ותוכנות לניהול ביצועים עסקיים (EPM) ועוד. את הפתרונות מתאימים למאפייני העסק ולצרכיו הייחודיים, לאחר אבחון מעמיק, אפיון והבנת צרכי העסק, תוך הכרות מעמיקה עם הפתרונות הקיימים ויצירת שותפות אסטרטגית עם החברות המציעות את הפתרונות המתקדמים השונים.

מערכות בינה עסקית ומידע ניהול ופיננסי מתקדם

מערכות EPM לניהול ביצועים עסקיים מותאמות לצורכי העסק, אלו מערכות מתקדמות ועתירות טכנולוגיה המבוססות לרוב על בינה עסקית (BI) וכלים מתחום ה-EPM למידע ניהולי מתקדם. באמצעות מערכת EPM המשולבת בפתרונות מתחום הבינה העסקית, הארגון זוכה ליתרונות מול המתחרים, למיתוג של עסק חדשני הניצב בחזית הטכנולוגיה וליתרונות נוספים.

מערכת בינה עסקית המשולבת במערכת מידע עדכנית לניהול פיננסי מתקדם מספקת פתרון מקצועי מקיף לניהול פיננסי תקין ויעיל של הארגון או העסק. המערכת מתממשקת למערכות ניהול ומידע קיימות בבית העסק, והכלים המתקדמים משלימים את המערכות הקיימות ומציעים כלי ניהול לשיפור הביצועים העסקיים, לגידול במכירות וברווחיות ולייעול תהליכי העבודה.

אגב, ארגונים גדולים זקוקים כיום לפתרונות המתאימים לרגולציות ולרפורמות החדשות של האיחוד האירופי. החדשנות הטכנולוגית ורגולציות חדשות מאפשרות לגופי הפינטק לפתח ולהציע טכנולוגיות ומערכות פיננסיות מתקדמות איכותיות יותר. כמו כן, באירופה ניתן לראות כיצד המודל המהפכני של בנקאות פתוחה מוביל לשינויים במערכות הבנקאות והפיננסים, ובתחילת שנת 2018 האיחוד האירופי אימץ תקן רגולטורי המכונה 2 PSD המחייב את כל הגופים הפיננסיים לחלוק ולשתף את המידע שברשותם על הלקוחות הקיימים עם שאר הגופים הפיננסים, וגם בנק ישראל החליט ליישר קו עם הרגולציה החדשה.

מודל הבנקאות הפתוחה עומד לשנות את עולם הבנקאות כפי שאנו מכירים, זהו יתרון חשוב לבתי עסק ולארגונים במשק הישראלי, בעיקר בגלל השקיפות הרבה והאפשרות לשתף נתונים אודות הלקוח העסקי עם כל הגופים הפיננסיים, וכך התחרות על הלקוחות גוברת והעסקים זוכים לפתרונות איכותיים יותר.

בשורה התחתונה

לסיכום, יש פתרונות מתקדמים לניהול תקציב העסק הכוללים כלים עתירי טכנולוגיות המסייעים לארגון (או לעצמאי) לחסוך עלויות מימון, לשפר ביצועים, להתייעל, להשתפר ולקבל החלטות על בסיס נתונים עדכניים בזמן אמת. פתרונות לניהול תקציב בעסק באינטרנט נחשבים למומלצים ולמתקדמים, יש מגוון פתרונות ייעודיים לעסקים בכל גודל ובכל תחום עיסוק.