ניהול ספרים

ניהול ספרים - כל מה שצריך לדעת

בעלי עסקים חייבים לנהל פנקסי חשבונות בהתאם להוראות שנקבעו בתקנות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל”ג-1973, ועל פי תקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), התשל”ו-1976. ספרי החשבונות כוללים רישום הוצאת חשבוניות מס במקרה של עוסק מורשה וקבלות בגין כל סכום ששולם על ידי לקוחות העסק ורישום הוצאות העסק. מה זה אישור ניהול ספרים וכיצד משיגים אותו? איך מבצעים ניהול ספרים? מהן הוראות ניהול ספרים? למה צריך להשיג אישור זה? המומחים של UCAN2 – מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט, הכינו מדריך בנושא ועונים על כל השאלות הנפוצות.

מהו אישור ניהול ספרים?

כאמור, הוראות ניהול ספרים מחייבות את העצמאים לנהל את ספרי החשבונות של העסק בצורה תקינה וחוקית. כל עצמאי נדרש להקפיד על ניהול ספרים לפי דרישת מס הכנסה ומס ערך מוסף. לכן, בעלי עסקים חייבים להתנהל נכון ובצורה תקינה מול רשויות המס, כלומר עליהם להקפיד על הוראות ניהול ספרים בהתאם להוראות שנקבעו בתקנות.

כאשר העסק מתנהל בצורה תקינה, כלומר העצמאי מדווח על הכנסותיו והוצאותיו כנדרש בתקנות, משלם מיסים בזמן ומקיים את חובותיו על פי החוקים, באפשרותו להוציא אישור ניהול ספרים ולעבוד עם גופים גדולים וחברות מובילות, כולל אפשרות לבצע עסקאות עם גופים ציבוריים.

חשוב לציין כי חוק עסקאות גופים ציבוריים, התשל”ו-1976, קובע כי גוף ציבורי המעוניין לרכוש מוצר או שירות מעוסק כלשהו, חייב לקבל מהעוסק אישור ניהול ספרים בתוקף. כדי לספק לגוף הציבורי או לחברה גדולה מוצרים ו/או שירותים יש לספק ולהעביר לגוף הגדול אישור ניהול ספרים, וניתן לראות באישור זה כמעין תעודת יושר על העסק שלכם. האישור מעיד כי אתם מנהלים את ספרי החשבונות על פי הוראות החוק, מדווחים על הכנסות והוצאות לרשות המיסים ומתנהלים נכון.

לשם מה נדרש אישור ניהול ספרים?

כפי שציינו, חוק עסקאות גופים ציבוריים מחייב גופים שונים כמו משרד ממשלה, גופים ממלכתיים בבעלות המדינה, חברות בורסאיות, גופים המתוקצבים על ידי המדינה (במסגרת התקציב) וגופים נוספים, להזמין שירותים ומוצרים רק מעסק המקיים את חובותיו על פי הוראות ניהול ספרים. כמו כן, גם חברות וארגונים גדולים ומובילים במשק הישראלי המקפידים על יישום החוק דורשים מעוסקים להמציא להם אישור ניהול ספרים בתוקף כדי לעבוד איתם.

גופים ציבוריים ואחרים במשק הישראלי דורשים מבעלי עסקים לשלוח אליהם אישור ניהול ספרים בתוקף לפני תחילת העבודה. אם אין לעסק שלכם אישור בתוקף על ניכוי מס במקור וניהול ספרים, למעשה אינכם רשאים להוציא ללקוחות אלה חשבונית מס כדין, וכפועל יוצא, הגוף שהזמין מכם מוצר או שירות לא יכול לרשום את ההוצאה בספרי הנהלת חשבונות ולקבל הכרה בהוצאה זו על מנת להזדכות בגינה לצורכי מס.

איך משיגים אישור זה?

מומלץ לבצע בדיקת ניהול ספרים באתר של רשות המיסים, השירות ניתן ללא עלות. אם אין לכם אישור ניהול ספרים עליכם להיכנס למערכת הנפקת אישורים באתר של רשות המיסים. יש לבצע רישום מהיר וקליל על ידי הזנת נתונים מזהים, ובלחיצת כפתור תוכלו לקבל אישור ניהול ספרים ישירות לדואר האלקטרוני שרשמתם במערכת. יש גם אפשרות להגיע פיזית למשרד מס הכנסה אליו משויכים או לבקש מרואה החשבון של העסק לטפל בנושא ולשלוח לכם אישור בתוקף.

אגב, לאחר שהבנתם מה זה אישור ניהול ספרים ומדוע אתם חייבים אותו, כדאי להעלות את האישור למערכת הנה”ח מקוונת בה אתם משתמשים וכך תוכלו לשלוח בקליק מהיר את האישור התקף לכל גוף ציבורי או חברה גדולה על פי דרישת הלקוח.

הדרישות לקבלת אישור ניהול ספרים

בעלי עסקים מעוניינים להגדיל את הפעילות העסקית ולספק שירותים או מוצרים לגופים ציבוריים שונים, לחברות בורסאיות ולחברות גדולות ומובילות במשק. כאשר מתחילים לעבוד מול חברות וארגונים ציבוריים ואחרים בהיקף של מחזור עסקאות גדול, הלקוח ידרוש מכם להעביר לו אישור על ניכוי מס במקור וגם אישור ניהול ספרים בתוקף. האישורים נדרשים עבור הלקוח על מנת שהוא יוכל לרשום את ההוצאה, לקזז מס תשומות ולהכיר בהוצאה, וללא אישור בתוקף על ניהול ספרים הוא לא יוכל להעביר לכם את התשלום.

ראוי לציין כי החוק בישראל מחייב את הגוף המשלם לבדוק האם יש לכם, כלומר לספק, אישור ניהול ספרים בתוקף וניכוי מס במקור. הלקוח יכול לבדוק האם יש לכם אישורים אלה בעצמו אך לרוב הוא ידרוש מכם לשלוח לו במייל את האישורים.

לא פעם פונים למומחים שלנו בשאלה איך מחדשים אישור ניהול ספרים, והתשובה לשאלה הנפוצה היא להיכנס לאתר רשות המיסים ובמערכת להנפקת אישורים תוכלו לבקש את האישור, ללא עלות.

מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט UCAN2 מאפשרת לכם לבצע הנה”ח בעצמכם, בתשלום חודשי נמוך ואטרקטיבי, ולנהל נכון וביעילות את העסק שלכם. השירות כולל ליווי צמוד של רואי חשבון, יועצי מס ומנהלי חשבונות וניתן לקבל מעטפת שירותים רחבה הכוללת בין היתר תכנון מס, מילוי והגשת דוחות לרשויות המס, תשלום מיסים בזמן וייעוץ עסקי ופיננסי חשוב.