מתי משתמשים בהנהלת חשבונות כפולה?

מאת: יורם שיפר

מהי הנהלת חשבונות כפולה? מתי משתמשים בהנהלת חשבונות כפולה? האם יש תוכנה באינטרנט באמצעותה ניתן לבצע הנהלת חשבונות כפולה? ובכן, כל עסק בישראל חייב להתנהל נכון ובהתאם לחוקים ולתקנות. על כל העסקים בארץ חלה חובת ניהול ספרים בהתאם לדרישות ולתקנות, יש שני סוגים של הנהלת חשבונות – שיטה חד צידית המחייבת ניהול ורישום כל ההכנסות וההוצאות של העסק, ושיטת חשבונות כפולה (דו צדדית) המחייבת רישום הוצאה או הכנסה מול רישום נכס או התחייבות. שיטת הנהלת חשבונות כפולה חלה על כל חברה בע”מ על פי חוק החברות ועל עוסקים שונים בהתאם להנחיות שנקבעו בהוראות ניהול ספרים.

באופן כללי, כאשר מבצעים הנהלת חשבונות לעסק, בין אם בשיטה החד צידית ובין אם בשיטת הנהלת חשבונות כפולה, יש לרשום בפנקסי הנהלת החשבונות את כל ההכנסות בגין עסקאות מכירה ואת כל ההוצאות כמו הוצאות לרכישת ציוד ומלאי, שירותים וכדומה, ואת התשלומים הנוספים כמו משכורות, מע”מ, ניכויים לרשויות המס וכדומה. בעבר ניהול הספרים התבצע באמצעות נייר, כיום ניהול ספרים מבוסס על תוכנת הנהלת חשבונות כפולה או חד צידית, בעיקר תוכנות באינטרנט.

מי חייב בהנהלת חשבונות כפולה?

הוראות מס הכנסה קובעות במפורש מי ואילו עסקים חייבים להקפיד על הנהלת חשבונות כפולה. למעשה, הנהלת חשבונות חד צידית מתאימה בעיקר לעסקים הקטנים, ובשיטה זו רושמים בטור אחד את ההכנסות של העסק ובטור שני את ההוצאות שלו, כך מקבלים תמונת מצב עדכנית ואפשר לחשב בקלות את הרווח ולתכנן תשלומים והשקעות בהתאם לתזרים המוזמנים בעסק.

בשיטת הנהלת חשבונות כפולה יש לכל רישום הוצאה רישום מקביל של תמורה שהתקבלה בפועל, לכן מעבר לרישום הוצאות והכנסות מבצעים גם התאמה בבנקים והתאמות לתשלומים לספקים, תקבולים מלקוחות וכדומה.

רשות המיסים משנה מדי פעם את הקריטריונים, אך באופן כללי כל חברה בע”מ מחויבת לבצע הנהלת חשבונות כפולה, וגם עסקים מוגדרים כגון סיטונאים המעסיקים לפחות 5 עובדים ומחזור המכירות השנתי שלהם עולה על 3.45 מיליון ₪, בעלי בתי ספר לנהיגה המפעילים מעל 5 כלי רכב ללימוד נהיגה, סוחרי רכב עם מחזור מכירות מעל 10.45 מיליון ₪, קבלנים ועוד, חייבים בהנהלת חשבונות דו צדדית.    

כדאי לדעת כי כל עסק החייב בשיטת הנהלת חשבונו דו צדדית (כפולה), על פי הוראות ניהול ספרים, חייב בין השאר גם בניכוי מס במקור על תשלומיו. כמו כן, העסק נדרש להגיש אחת לשנה דוח 856 למס הכנסה ובנוסף הוא חייב בדיווח מקוון למס ערך מוסף.

בעזרת תוכנה להנהלת חשבונות כפולה באינטרנט קל יותר להקפיד על ניהול תקין של העסק ולבצע הנהלת חשבונות בהתאם להוראות ולחוקים. חשוב להדגיש כי רשות המיסים קבעה קריטריונים שונים ומגוונים כדי לקבוע מי חייב בהנהלת חשבונות כפולה, למשל קריטריונים כמו מחזור מכירות שנתי, מספר עובדים בעסק, תחום העיסוק ועוד. כך לדוגמה, בעלי מקצועות חופשיים חייבים בהנהלת חשבונות כפולה רק אם מחזור העסקים שלהם גבוה מהרף שנקבע על ידי רשות המיסים, כ-2 מיליון ₪ בשנה.