מה ההבדל בין קבלה וחשבונית מס?

מאת: יורם שיפר

אם הקמתם עסק חדש בישראל עליכם להחליט כבר במעמד הרישום ופתיחת התיק במשרדי מס הכנסה ומע”מ האם ברצונכם להקים את העסק כעוסק מורשה או פטור. ההבדל העיקרי בין שני סוגי העסקים הוא האפשרות לקזז מע”מ, וכמובן עוסק מורשה חייב להפיק חשבונית מס כדי לדרוש תשלום בעוד עוסק פטור מפיק קבלה לאחר קבלת התשלום מהלקוח.

פקודת המס בארץ מחייבת את העסקים לדווח על ההכנסות וההוצאות שלהם, מעבר לכך יש חובות דיווח נוספות בהתאם לסוג העסק והכנסותיו, למשל דוח מע”מ, דוח מקדמות מס ובסוף השנה יש חובת דיווח של דוח שנתי, אותו אפשר להכין לבד אך בדרך כלל פונים לרואה חשבון מקצועי ומנוסה.

הפקת חשבונית מס או קבלה

חשוב לדעת כי כל בעל עסק יכול לנהל את ההוצאות וההכנסות של העסק בעזרת מערכת הנהלת חשבונות המאושרת על ידי רשויות המס בישראל. אין צורך ללמוד קורס הנהלת חשבונות או לעשות תואר בחשבונאות, בעזרת תוכנה ידידותית כל אחד יכול להפיק בקלות חשבוניות מס וקבלות בהתאם לנדרש בפקודת המס.

יחד עם זאת, חשוב להבין מהם ההבדלים המשמעותיים בין קבלות לחשבוניות מס, מי צריך להפיק מסמכים אלו ומתי, וכיצד להפיק את הקבלות והחשבוניות כחוק. לכן, כדאי להבין מהי המשמעות של כל מסמך ומהן מטרותיו:

• קבלה
  קבלה היא מסמך חוקי המאשר קבלת תשלום מהלקוח, יש להפיק אותה מיד לאחר קבלת התשלום בהתאם לדרישות שנקבעו בפקודת המס. הפקת קבלות אינה מחייבת בתשלום מסים כפי שנדרש מעוסק מורשה או חברה בע”מ.
• חשבונית מס
  חשבונית מס מהווה מסמך רשמי לדרישת תשלום, את החשבונית שולחים ללקוח עבור השירות או המוצר שסופקו לו על ידי העסק. יש להפיק חשבונית מס לפי תנאי וסוג העוסק, כאשר רק עוסק מורשה רשאי להפיק מסמך זה, בעוד עוסק פטור מפיק רק קבלות כיוון שהוא אינו יכול לקזז מע”מ.

אפשרות נוספת היא להפיק בעזרת תוכנה להנהלת חשבונות מסמך הנקרא חשבונית מס/קבלה, זהו מסמך רשמי אותו מפיקים כאשר העסק מקבל תשלום במעמד ביצוע העסקה. אם מבצעים עסקה בתשלומים ניתן להפיק לקונה חשבונית מס קבלה רק על החלק היחסי של התשלום, או לשלוח לו חשבון עסקה.

אגב, אם העסק שלך מספק שירות ללקוח ולא מוכר מוצר ממשי, ניתן לדחות את הפקת חשבונית המס עד שבועיים לאחר קבלת התשלום מהלקוח, אך במקביל יש לנהל נכון ספר הזמנות כדי לפעול בהתאם לדרישות רשויות המס והחוק.

חשוב להדגיש כי עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבוניות מס אלא רק קבלות, כיון שהוא לא יכול לקזז מע”מ. כמו כן, אם מפיקים חשבונית עסקה ולא חשבונית מס, לא משלמים את המע”מ אותו דורשים מהלקוח, ולכן גם הלקוח אינו יכול להזדכות ולקזז מע”מ. לכן, מומלץ להיעזר ברואה חשבון כדי ללמוד איזה מסמך יש להפיק בהתאם לסוג העוסק והעסקה, וכמובן כדאי לבחור מערכת ידידותית ופשוטה להפקת חשבוניות מס וקבלות, כל עוד התוכנה מאושרת על ידי רשויות המס בישראל.