מהו טופס 126 ולמי הוא נחוץ?

כל הפרטים על טופס 126

החל מחודש ינואר 2016 כל המעסיקים ומשלמי הפנסיה המוקדמת במשק הישראלי חייבים לדווח על שכר עבודה או על פנסיה מוקדמת באמצעות טופס מקוון 126. טופס 126 הוא דיווח שנתי של המעסיק המוגש הן למוסד לביטוח לאומי והן למס הכנסה. למה הוא משמש? איך יודעים אם הטופס תקין ומה הוא כולל? המומחים של UCAN2 עושים עבורנו סדר בנושא.

טופס 126 – למה הוא משמש?

טופס 126 על פי הגדרתו הוא דין וחשבון שעל כל מעסיק להגיש לרשות המסים – טופס זה נועד לצורך דין וחשבון על שכר עבודה או על פנסיה מוקדמת. הטופס כולל פרטים על המשכורת השנתית שהמעסיק שילם לכל אחד מעובדיו בעסק, פירוט על ניכוי מס הכנסה שהמעסיק הפחית מהמשכורת, פרטים על ניכוי דמי ביטוח לאומי ודמי בריאות ועוד. סה”כ הנתונים בטופס 126 חייב להיות זהה לסה”כ הנתונים המופיעים במקביל גם בטופסי 102 אותם מפיקים אחת לחודש, באותה שנת מס.

אם אתם מעסיקים עובדים בעסק שהקמתם עליכם להכיר את הטופס, וחשוב למלא אותו נכון ולהגישו בזמן הן למוסד לביטוח לאומי והן למס הכנסה. את הטופס מומלץ להגיש בעזרת רואה חשבון מוסמך ומייצג, וחשוב לזכור כי כיום ניתן להגיש את הטופס רק באופן מקוון. את הדיווח חייבים להגיש כל המעסיקים, לרבות עוסק מורשה ופטור.

למעשה, טופס 126 הוא דוח מפורט המוגש לרשות המסים על ידי המעסיק. הדוח מציין פרטים על המשכורת השנתית ששולמה לכל העובדים בעסק שלכם, וכמו כן הטופס כולל פירוט על ניכויי מס הכנסה מהשכר של העובדים. לכן, הדיווח בטופס זה מהווה סיכום של טופסי 102 אותם אתם כמעסיקים חייבים להגיש מדי חודש למס הכנסה. זו הסיבה מדוע סך כל הנתונים שמופיעים בטופס חייבים להיות זהים לנתונים המקבילים עליהם דיווחתם במהלך שנת המס באמצעות טופסי 102.

חשוב לציין כי טופס 102 הוא דיווח של המעסיק אל מס הכנסה ואל המוסד לביטוח לאומי, את הדיווח מגישים אחת לחודש והטופס כולל פרטים כמו סך כל המשכורת, הניכויים מהשכר החודשי וההפרשות שבוצעו באותו החודש.

הכירו את מבנה הטופס

טופס 126 לדיווח על שכר עבודה או על פנסיה מוקדמת בנוי כטבלה עם מספר טורים, ובכל שורה בטבלה מופיע פירוט לפי חודשים, כאשר הטורים כוללים פירוט של נתוני מס הכנסה וביטוח לאומי.

טור א’ – פרטים על ניכוי מס הכנסה בגין מס מעסיקים והיטל עובדים זרים. חשוב לציין כי טור א’ חייב להיות שווה לטור ב’  + טור ג’.

טור ב’ – פרטים על ניכוי מס הכנסה משכר העובדים כפי שמופיע בטופס 102.

טור ג’ – פרטים על ניכוי מס הכנסה שנוכה מהמעסיק עבור עובדים זרים ומס מעסיקים.

טור ד’ – פרטים על סה”כ החייב במס הכנסה, לרבות תושבי חוץ.

טור ו’ – פרטים על ניכוי דמי ביטוח לאומי ודמי בריאות, הפרטים חייבים להיות מקבילים לדיווח החודשי באמצעות טופס 102.

טור ז’ – פרטים על חייב ביטוח לאומי לפי טופס 102, למעט תושבי חוץ.

טור ח’ – פרטים על ההטבה למעסיק מניכוי המס לעובדים באילת.

טור ט’ – פרטים על מס שכר ושירות התעסוקה.

הצד הראשון והמרכזי של הטופס כולל גם שדות למילוי על ידי העצמאי או רואה חשבון מייצג מטעמו, יש להוסיף פרטים עדכניים על העסק כמו מספר תיק ניכויים, שם החברה, מספר ח”פ או ת”ז, מספר בביטוח לאומי ועוד.

בצד א’ של הטופס יש גם שדות המסכמים את הנתונים המופיעים בטבלה ברמה שנתית, וללא פירוט לפי חודשים. בצד השני של הטופס מופיע דין וחשבון על עובדים שהועסקו בעסק שלכם.

איך יודעים אם הטופס תקין?

יש להקפיד על מילוי הפרטים ועל דיווח תקין ומדויק כדי שהדוח יוכל להיקלט במערכת המחשוב של רשות המסים. בשונה משנים עברו, כיום משדרים את הטופס באופן מקוון, חובת הדיווח היא גם על עוסק פטור או מורשה, כל עוד הם מעסיקים עובדים בשנת המס. המערכת קולטת את כל הנתונים המופיעים בחלק א’ של הטופס, ומתבצעת בדיקה צורך אימות והצלבת נתונים כדי לבדוק האם הדיווח תקני ושלם. זו הסיבה מדוע הוחלט לבצע שינויים במבנה הטופס.

עליכם לוודא שקיימת התאמה מלאה בין הפרטים המופיעים בחלק א’ של הטופס לבין הפרטים המופיעים בחדשות בחלק ב’. לאחר שידור הקובץ הנתונים נבדקים על ידי רשות המסים ותוצאות הבדיקה יישלחו אליכם באמצעות דואר אלקטרוני, בדרך כלל התוצאות נשלחות לרואה חשבון ממיצג ששידר את הטופס, הבדיקה אורכת עד 24 שעות מרגע שידור הדיווח.

אם התגלו ליקויים בנתונים ששודרו בדיווח המקוון, הליקויים ומהותם יפורטו בהודעת הנשלחת לדואר האלקטרוני של משגר הטופס. ההמלצה היא למלא את הנתונים ואת הדיווח באמצעות רואה חשבון מייצג ומנוסה, כך נמנעים מטעויות בנתונים ומגישים את הדיווח בזמן.

האם ניתן לבדוק את תקינות הטופס באופן עצמאי?

בהחלט כן. אם החלטתם למלא את הטופס בעצמכם, עליכם למלא את הנתונים בשדות המתאימים ולוודא כי הם מקבילים לנתונים ששלחתם בטופסי 102 החודשיים. כמו כן, עליכם לבדוק האם יש התאמה בין הנתונים המופיעים בטורים השונים לבין הסכום בשדות המסכמים.

בנוסף, מומלץ להשוות את הנתונים והסכומים המופיעים בטופס 126 גם לדוחות של הנהלת חשבונות. אם אתם משתמשים במערכת הנהלת חשבונות אינטרנטית באפשרותכם להפיק דוח המרכז את הנתונים כדי להשוות אותם לפרטים בטופס. במערכת מתקדמת לניהול חשבונות באינטרנט ניתן להפיק את הדוח מתוך המערכת עצמה, אך יש לבחור את החברה המדווחת מתוך רשימת החברות

מה עושים במקרה וטופס 126 לא מדויק?

לא פעם אנו עלולים לגלות טעויות בדיווח, בדרך כלל לאחר קבלת מידע בדואר אלקטרוני מרשות המסים שבדקה את הטופס וגילתה בו ליקויים ואי התאמות. במקרה זה יש לעקוב אחר הפירוט המופיע במייל כדי לתקן את הליקויים בטופס ויש לשגר אותו מחדש.

כדי להימנע מסיבוכים ומעיכובים מיותרים, כדאי להגיש ולשדר את הטופס ושאר הדיווחים בעזרת רואה חשבון מייצג.

למי מגישים את הטופס?

כפי שציינו בתחילת המדריך, טופס 126 מגישים למוסד לביטוח לאומי ולמס הכנסה. הטופס מהווה דין וחשבון הנוגע למשכורת השנתית של העובדים בעסק, וכל הפרטים המופיעים בו חייבים להיות מדויקים ונכונים. אם מגלים טעויות מידע ונתונים יש לתקן את הליקויים, לכן כדאי להשאיר את מילוי ושידור הדו”ח לרואה חשבון מייצג ויש תועלת רבה להפקת המידע מתוך מערכת הנהלת חשבונות.