כרטסת הנהלת חשבונות

מה, למה ואיך - כרסטת

מהי כרטסת הנהלת חשבונות? מי משתמש בכרטסת זו במערכת הנהלת החשבונות שלו? איך להשתמש נכון בכרטסת ומדוע זה קריטי לעסק או לחברה? האם צריך רואה חשבון כדי לרשום את התנועות הכספיות בכרטסת? המומחים של UCAN2 הכינו עבורכם כתבה בנושא.

מה היא כרטסת?

אם אתם מנהלים עסק קטן או בינוני ואם יש לכם חברה בבעלותכם – עליכם לדעת מהי כרטסת, כיצד להשתמש בה נכון ואיזה מידע היא מספקת עבורכם. באופן כללי, הכרטסת היא אמצעי ושיטה לאחסון נתונים ולשליפתם בקלות. הכרטסת היא למעשה חשבון או עמוד בספר החשבונות של הארגון (או של יחידה עסקית) והיא משמשת לצורך תיעוד ורישום הפעולות הפיננסיות והלא פיננסיות שבוצעו בעסק כמו הכנסות, הוצאות, חובות, הון עצמי, נכסים וכו’.

הכרטסת במערכת הנה”ח מציגה את התנועות הפיננסיות שבוצעו בעסק או בחשבון מסוים, הן פעולות של חיובים והן פעולות של זיכויים. לכן, הכרטסת כוללת נתונים כמו הון עצמי, התחייבויות של העסק, הוצאות והכנסות. חשוב לציין כי הכרטסת מכונה גם חשבון, זהו מונח בסיסי בתחום הנהלת החשבונות והכרטסת היא למעשה חשבון מפורט הכולל תיעוד של התנועות שבוצעו המופיעות כפקודות יומן במערכת, לחיוב או לזיכוי, כלומר פקודות כמו הוצאות, הכנסות, הון עצמני, נכסים והתחייבויות פיננסיות, והרישום כולל שם ומספר סידורי.

הכרטסת בהנהלת חשבונות ממוחשבת היא קובץ ממוחשב שבו נרשמות כל התנועות הנוגעות לסוג מסוים של עסקה. כך לדוגמה בכרטסת של עסק העוסק בשיפוצים ניתן לרשום בכרטסת (חשבון) הוצאות ביגוד את העסקה לרכישת בגדי עבודה עבור עובדי החברה, ואילו בכרטסת הכנסות רושמים עסקאות מכירה ללקוחות, ובכרטסת לקוח רושמים את כל העסקאות הקשורות ללקוח הספציפי.

מי אמור להשתמש בה?

השימוש בכרטסת רלוונטי לכל מי שמבצע הנהלת חשבונות בעסק שלו, בין אם לבד ובין אם במיקור חוץ או על ידי מנהל חשבונות מוסמך. למעשה, בכל עסק חייבים לנהל את ספרי החשבונות וכיום מקובל לבצע הנה”ח באינטרנט, למשל באמצעות מערכת UCAN2. מאחר שרבים מהעצמאים מבצעים כיום הנהלת חשבונות לבד, בעזרת מערכת מקוונת ויעילה, חשוב להבין כי כרטסת הנהלת חשבונות בנויה מכרטיסים שונים שבהם מתעדים ורושמים פעולות חשבונאיות שונות, לרבות הכנסות והוצאות של בית העסק. לכן, הכרטסת כוללת פירוט של כל הפעולות שנרשמו בהנהלת חשבונות, והיא מאפשרת לעקוב אחר תנועות כספיות ולא כספיות של העסק.

לאחר שהבנתם מהי כרטסת הנהלת חשבונות הסבר נוסף לחשיבותה הוא הנתונים שמאפשרים לבעל העסק לקבל החלטות מושכלות וטובות יותר על סמך ביצועי העסק ומצבו הפיננסי, ומעבר לצרכים הפנימיים של העסק יש לכרטסת חשיבות רבה מאחר שהיא מאפשרת לאתר טעויות, למנוע זיופים והונאות ולקבל תובנות לגבי מצב העסק.

איך משתמשים בכרטסת והאם זה קריטי?

בעבר הלא רחוק היה נהוג לרשום עסקאות ותנועות כספיות באמצעות פנקסים מודפסים וידניים, ולכל כרטיס היה דף משלו. כיום, רוב העסקים עוברים להנהלת חשבונות מקוונת באינטרנט לכן הם מבצעים ניהול ספרים בדיגיטל, ובעזרת תוכנה ייעודית להנהלת חשבונות המאושרת על ידי רשות המיסים ניתן לפתוח בקלות כרטסות לצורך רישום כרונולוגי של פעולות החיוב והזיכוי בעסק.

אחד מהשימושים העיקרים בכרטסת הנהלת חשבונות הוא הפקת כרטסת לקוח, בדרך כלל לפי דרישתו של הלקוח, והכרטסת שלו מפרטת את כל התנועות שבוצעו בחשבון שלו, וניתן להפיק דוח מפורט ועדכני לפי טווח תאריכים, סוג תנועות וכו’.

האם יש צורך ברואה חשבון בשביל זה?

מומלץ להשתמש במערכת מקוונת להנהלת חשבונות באינטרנט כמו המערכת של UCAN2, וכך אין צורך ברואה חשבון כדי לפתוח ולעבוד נכון עם כרטסות במערכת ניהול ספרי העסק. בעזרת המערכת המתקדמת של UCAN2 תוכלו לקבל מענה נוח לעבודה ולניהול כרטסות מסוגים שונים כמו כרטסת ספקים, לקוחות, בנקים, קופות, מע”מ וכד’.

למידע נוסף בנושא כרטסת הנהלת חשבונות – אנא צרו איתנו קשר עוד היום!

נכתב ע”י:

יורם שיפר – רו”ח, מבעלי משרד רו”ח זיו, שיפר ושות’,
יזם אינטרנט בלתי נלאה, מפתח המערכת UCAN2
ועוד כמה וכמה מערכות אחרות שנועדו לעזור לבעלי עסקים לעוף אל עבר הזריחה.
הוא גם מנגן על חצוצרה, מופיע עם תזמורת כלי הנשיפה כלים שלובים ובסך הכל.