חשיבות הנהלת חשבונות בעסק

פתיחת עסק חדש הוא תהליך מאתגר ומלהיב שכרוכים בו שלבים רבים, החל מבניית תוכנית עסקית וכלה בבחירת הלוגו של העסק החדש. בין כל הנושאים שיש לטפל בהם חשוב לזכור גם את החשיבות הרבה שיש להנהלת החשבונות; למעשה, הנהלת החשבונות היא לא פחות מאחד האלמנטים העיקריים שיקבעו את הצלחתו או כשלונו של העסק.

מה זה בעצם הנהלת חשבונות?

אחד מתחומי האחריות החשובים של הנהלת החשבונות הוא הכנת הדיווח השנתי עבור שלטונות המס, אולם היא פועלת לאורך כל ימי השנה במטרה לנהל את הצדדים החשבונאיים של העסק. כך למשל הנהלת החשבונות מפקחת על תזרימי המזומנים של העסק, הרווחים וההפסדים וכל יתר העניינים השוטפים. בעזרתה, בעל העסק מסוגל לדעת בכל רגע מה מצבו, למשל, מבחינת תזרים מזומנים, וכן להשוות את מצב העסק מבחינה חשבונאית למצבו בתקופות מקבילות בשנים קודמות.

בנוסף, הנהלת החשבונות מספקת לבעל העסק שירותי ייעוץ בנושאי מס. לדוגמה, האם כדאי למכור נכסים מסויימים שבבעלות העסק או האם כדאי לשכור יועץ משכנתאות לפני לקיחת הלוואה גדולה במטרה לרכוש נכס עבור החברה. ככזו, הנהלת החשבונות אמורה למעשה לקחת חלק משמעותי בתהליכי קבלת ההחלטות של העסק, על מנת לתת לבעלי העסק את תמונת המצב המדויקת ביותר ברגע קבלת ההחלטה. במילים אחרות, ללא התובנות והייעוץ של הנהלת החשבונות, ההחלטות המתקבלות בעסק עלולות להיות לא אידיאליות עד כדי שגויות ממש.

ניהול בריא הוא ניהול חשבונאי תקין

אחד מן התחומים החשובים שעליהם אחראית הנהלת החשבונות הוא בניית תקציב לעסק. חשיבות העניין נעוצה בכך שסטייה מן התקציב המוגדר עשויה להוביל את העסק להפסדים שעלולים להיות הרי אסון עד כדי קריסה מוחלטת, ולכן חשוב לא רק לעקוב אחר ההיבטים החשבונאיים של העסק אלא גם להשוות אותם לתקציב מתוכנן מראש אשר נבנה מלכתחילה מתוך ראייה מאוזנת ובריאה של התנהלות העסק.

בין היתר למשל יש להתייחס להכנסות ולהוצאות בעסק, לבחון נתונים ביצוע מן העבר ולהשוותם לתחזיות והנחות עבודה עתידיות. כמו כן יש להתייחס למגמות ושינויים בענף בו פועל העסק, לקחת בחשבון אירועים מהותיים שהתרחשו לאחרונה ועשויה להיות להם השפעה עתידית, לנתונים מקרו-כלכליים ועוד.

יתרה מזאת, בניית תקציב בריא ומאוזן צריכה להתבצע תוך כדי התייחסות למאפיינים הפרטניים של כל עסק. כך למשל שני עסקים דומים עשויים לתכנן תקציב שונה לחלוטין בהתבסס על מגזרי הפעילות של כל אחד מהם, איזורי הפעילות הגיאוגרפיים, קהלי הלקוחות וכמובן המוצרים והשירותים השונים ביניהם. ככל שהתקציב יהיה מפולח באופן מדויק יותר על פי מאפייני העסק, כך ניתן יהיה לא רק לבנות תקציב ריאלי יותר אלא גם לעקוב אחריו ולנתח בדיעבד היכן היו סטיות בין המתוכנן למה שקרה בפועל, על מנת לשפר את הליך בניית התקציב בפעם הבאה.