מאת שותף מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט רו"ח יורם שיפר
בעלי עסקים חייבים לנהל את פנקסי החשבונות של העסק לפי הדרישות של מס הכנסה ומס ערך מוסף. ניהול ספרי החשבונות מהווה אבן יסוד לניהול עסקים ומאפשר לבעלי העסקים לנתח ולהבין את המצב הפיננסי, לקבל החלטות נכונות ומושכלות, להתנהל באופן תקין מול רשות המיסים ולגייס הון. יש שתי שיטות עיקריות לניהול ספרי חשבונות: הנהלת חשבונות כפולה והנהלת חשבונות דו צידית. המומחים של מערכת הנהלת חשבונות מקוונת UCAN2 הכינו מדריך מקצועי בנושא
החוק בישראל מגדיר עסקים לפי תחומים שונים, למשל יצרנים, סוחרים, נותני שירות, קמעונאים, קבלנים וכד’, והחוק קובע מי מהעסקים חייב בהנהלת חשבונות כפולה. ברוב המקרים עסקים קטנים, ובתוכם עוסק פטור ועוסק מורשה, יכולים לבצע הנהלת חשבונות חד צידית.
הנהלת חשבונות היא מכלול של פעולות, רישומים ותיעוד כל הפעולות הפיננסיות, הנעשות במסגרת פעילות העסק, החברה או הארגון. החל מעוסק פטור ועד לחברות ותאגידים, כולם מחויבים בהנהלת חשבונות על פי חוק בהתאם להגדרות שנקבעו לגבי כל סוג עסק.
רשות המיסים מציבה דרישות שונות להנהלת החשבונות בעסק, לכן חשוב לעשות את האבחנה בין שתי השיטות וכדאי להבין מה ההבדל בין עוסק פטור לעוסק מורשה או סוגי עסקים וחברות שונות, שכן הדרישות הן שונות וצורכי העסק או הארגון משתנים בהתאם להן. ייתכן שבעל עסק יוכל לנהל את חשבונות העסק שלו לבדו, אך ללא ידע בסיסי, כדאי להיעזר במומחים. בחנו את השיטות השונות על מנת לסייע לכם להחליט מה נכון עבורכם.
כאמור, יש 2 סוגים של הנהלת חשבונות אותם ניתן ליישם, והסוג שמתאים לכל עסק נבחר בהתאם להגדרות שונות, ביניהם המחזור העסקי של העסק ותחום הפעילות שלו.
מיועדת בעיקר לעסקים קטנים, כלומר עוסק פטורים או עוסק מורשה עם מחזור פעילות קטן, פרט לרופאים ונותני שירותים מסוימים. כמו כן, גם למספר העובדים המועסקים בעסק השפעה על הדרישה להנהלת חשבונות כפולה או חד צידית.
הנהלת חשבונות חד צידית כוללת רישום עסקאות מכירה ורכישה, תקבולים כספיים, הוצאות מוכרות ופעולות פיננסיות ואחרות, בעלות השפעה כלכלית על העסק. בשיטה זו רושמים הוצאות והכנסות בעסק, לכן הדרישות פחות מחמירות ומורכבות ובשיטה זו מקבלים תמונת מצב חלקית על פעילות העסק.
להבדיל מהנהלת חשבונות חד צידית, בכפולה ישנה הדרישה לקיים רישומים כפולים עבור כל פעולה פיננסית, הנעשית במסגרת העסק, כיוון שמטרתה לשפוך אור על כל מידע רלוונטי. על פי השיטה נדרשים העסקים לדווח על תהליכים פיננסיים פשוטים כמו הכנסות והוצאות העסק (בדומה לשיטה החד צידית) ובנוסף, להצהיר על נכסים, התחייבויות, הצהרות הון, השקעות ועוד.
הנהלת חשבונות כפולה נותנת תמונה ברורה ומדוייקת באשר למחזור העסק, ובעזרתה ניתן לתכנן ולחזות מהלכים כמו השקעות נוספות, העסקת עובדים נוספים, רווחים עתידיים ועוד. מצד שני, היא יכולה לסייע לנו לחזות גם הפסדים צפויים.
בשונה מהשיטה החד צידית, שאינה דורשת ידע רב, השיטה הכפולה דורשת מילוי מאזנים, הצהרות הון ודרישות נוספות, אשר מצריכות פעמים רבות עזרה של רואה חשבון, שמסוגל לבצע התאמות בין הוצאות, הכנסות, ספקים, פעולות בנקאיות ועוד למילוי דוח שנתי של חברה פרטית, תאגיד או כל עסק אחר.
בהנהלת חשבונות חד צידית בונים צד אחד, והמטרה היא להציג את הערך הכספי של הפעילות העסקית, כלומר קניות ומכירות בעסק הקטן. כך לדוגמה, הנהלת החשבונות לחנות קטנה המוכרת ציוד ספורט מתמקדת ברישום ההוצאות העסקיות ובהם רכישות כמו ציוד ומלאי לבית העסק, וכאשר החנות מבצעת מכירה של פריטים מהמלאי יש לרשום את ההכנסה מהמכירה שבוצעה. לכן, זו שיטה בסיסית ופשוטה למדי להנה”ח, והיא מתאימה לכל עוסק פטור ולרבים מהעוסקים המורשים שיש להם עסק קטן.
בשיטה של הנה”ח כפולה, כלומר דו צדדית, מספקים מידע מעבר לרכישות ולמכירות, ובשיטה זו הנחשבת למורכבת יותר, נדרש ידע חשבונאי מאחר שחייבים לרשום גם נכסים והתחייבויות של העסק, כולל אופן ביצוע התשלום. לדוגמה, אם נחזור לחנות לציוד ספורט מהדוגמה הקודמת, ההעי ובעסק נדרש להנה”ח דו צדדית, לכן אם החנות רוכשת פריטים חדשים למלאי ומשלמת במזומן, הרי יש לרשום נכון את ההוצאה ולציין כי התשלום בוצע במזומן מאחר שהעסקה שבוצעה משפיעה על הנכסים וההתחייבויות של בית העסק. בשיטה הפשוטה יותר והחד צידית מתייחסים לקניית הפריטים כהוצאה בלבד.
השיטה הדו צדדית מורכבת יותר ומחייבת ידע מקצועי מעמיק, והשיטה הכפולה מיועדת בעיקר לחברות, ובנוסף על פי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) החובה לשיטה הכפולה חלה גם על הנישומים הבאים:
ישנם מספר מקורות חוקיים הדנים באופן ניהול החשבונות בעסקים כגון: חוק החברות, פקודת מס הכנסה והתקנות, חוק העמותות וכדומה, המסדירים את אופי הנהלת החשבונות המוטל על הגוף אשר מבצע הנהלת חשבונות.
בנדריך זה נתמקד בחובות הניהול על פי פקודת מס הכנסה. הפקודה מסדירה את חובת הנהלת החשבונות המוטלת על סוגי העסקים השונים בהתאם לקריטריונים שנקבעו בחוק.
הקריטריונים בנויים על היקף המחזור העסקי, כמות העובדים ולעיתים גם שילוב של השניים. המקור החוקי המסדיר את החובות החלים על העסקים וקובע את אופי הספרים שעל כל סוג עסק לבצע בהנהלת חשבונות הינו: תקנות מס הכנסה הוראות מ”ה (ניהול פנקסי חשבונות),התשל”ג-1973 משולב עם תקנות מע”מ (ניהול פנקסי חשבונות), התשל”ג-1973.
החוק קובע אילו ספרים חייב כל עסק לנהל ובאיזו שיטת הנהלת חשבונות – חד צידית או כפולה. דוגמה לסוג הספרים שחייב עסק לנהל – חשבוניות מס, קבלות, הזמנות, ספר אורחים, יומן תלמידים, ספר סחר, ספר תיווך ועוד.
כלומר כל עסק על פי אופיו, חייב בניהול ספרים ייחודי המתאים לו. לדוגמה: עסק למסחר בכלי רכב חייב לנהל “ספר סחר” בו ירשום את כל העסקאות של קנייה ומכירת כלי רכב אשר הוא מבצע – בנוסף לספרי הנהלת חשבונות שלו ו”ספר תיווך” בו ירשום את כל העסקאות של תיווך כלי רכב אשר הוא מבצע – בנוסף לספרי הנהלת חשבונות שלו.
כיום ניתן לבצע מגוון פעולות ורישומים בקלות רבה באמצעות תוכנה לחשבוניות וקבלות, שמאפשרת לבעל העסק גישה מהירה וקלה לרישומי העסק וחוסכת לו זמן יקר, טופסולוגיה והוצאות מיותרות על ציוד משרדי, הדפסת פנקסים ועוד. באמצעות הנפקת מסמכים און ליין ניתן לשגר מסמכים בדואר אלקטרוני בצירוף חתימה דיגיטלית, המעניקה תוקף חוקי ואבטחה מרבית לכל מסמך.
תוכנה אינטרנטית להנהלת חשבונות מאפשרת עוד מגוון פעולות החל מניהול עובדים, ספקים ולקוחות העסק ועד לסליקה בכרטיסי אשראי. שפע הפעולות והמידע שנמצא ברשות בעל העסק מאפשר לו להסתייע בתוכנה לצורך הגשת דוח שנתי לרשם החברות וביצוע פעולות נוספות, להן הוא מחוייב על פי חוק. באמצעות מגוון פעולות מקוונות, מקבל בעל העסק או החברה שליטה מלאה בפעילות העסקית וגישה קלה מהנייד, המאפשרת לו לצפות בפעילות העסק מכל מקום בכל זמן.
לביצוע הנהלת חשבונות חד צידית לא נדרשת מיומנות גבוהה וכמעט כל אחד יכול לבצע הנהלת חשבונות שהינה פשוטה וקלה. הנהלת חשבונות כפולה חייבת להתבצע בידי מנהל חשבונות מקצועי ומיומן הואיל והרישומים מורכבים, בדרך כלל מבקר אותם רואה חשבון ולכן יש חשיבות גבוהה לכך שהנהלת חשבונות תתבצע בידי מנהל חשבונות מיומן הואיל והוא צריך להכין את ספרי הנהלת חשבונות לביקורת רואה החשבון.
במה דברים אמורים? כחלק מעלות הנהלת חשבונות לחברה קטנה או גדולה יש לבצע התאמת בנק, התאמת ספקים, התאמת לקוחות, התאמת כרטיסים אחרים, התאמת הכנסות למע”מ עסקאות, התאמת הוצאות למע”מ תשומות, התאמת טופס 126 להוצאות השכר בספרי הנהלת החשבונות ועוד…(קורא אשר לא הבין במה דברים אמורים, לא יוכל לבצע הנהלת חשבונות כפולה, בעוד שלא תהיה לו בעיה לבצע הנהלת חשבונות חד צידית).
עלות ניהול הנהלת חשבונות חד צידית נמוכה הואיל ולא נדרשת מיומנות מיוחדת לביצועה. עלות ניהול הנהלת חשבונות כפולה גבוהה מאחר שנדרשת מיומנות גבוהה במיוחד לביצועה והזמן המושקע בביצוע הנהלת חשבונות כפולה גבוה בכמה מונים מזה הדרוש לביצוע הנהלת חשבונות חד צידית.
לאחר שהבנו מה ההבדל בין הנהלת חשבונות כפולה לחד צידית, הנכם מבינים את חשיבות הליווי שם משרד רואי חשבון מוביל. למידע נוסף בנושא הנכם מוזמנים לפנות למומחים של מערכת הנה”ח באינטרנט UCAN2.
נכתב ע”י:
יורם שיפר – רו”ח, מבעלי משרד רו”ח זיו, שיפר ושות’,
יזם אינטרנט בלתי נלאה, מפתח המערכת UCAN2
ועוד כמה וכמה מערכות אחרות שנועדו לעזור לבעלי עסקים לעוף אל עבר הזריחה.
הוא גם מנגן על טובה, מופיע עם תזמורת כלי הנשיפה כלים שלובים
ובסך הכל ממש שמח בחלקו.
למאמרים נוספים בנושא הנהלת חשבונות לחץ כאן
"כלקוח המשתמש במערכת למעלה משנה, ברצוני להביע את שביעות רצוני ממערכת הנהלתהחשבונות. מערכת הנהלת החשבונות UCAN2 חוסכת לי הוצאות מיותרות, מייעלת את עבודתי השוטפת וכן מאפשרת לי מעקב תמידי זמין ופשוט אחר ההוצאות והכנסות של המשרד. כאן המקום לציין לשבח את היחס והתמיכה שקיבלת מרואה החשבון יורם שיפר – אדםמשכמו ומעלה"
קרט ושות' – עורכי דין גירושין ודיני משפחה
077-4150027
www.karat-law.com
כדאי מאד לשמוע את הלקוחות המרוצים שלנו, עצמאים וחברות – שביעות רצון יוצאת דופן, בעלי עסקים מכל המינים, מכל הסוגים וממגוון עצום של גילאים – כן יש לנו לקוחות צעירים בשנות העשרים ולקוחות שמתקרבים לגיל 80….
