הדפסת קבלות או חשבוניות לעומת תוכנה להנהלת חשבונות

מה עדיף - תוכנה או הדפסה פיזית?

מאת: יורם שיפר

חשבונית היא בעצם מסמך ממוספר היוצא מטעם בתי העסק כדי שיודיעו שקיבלו תשלום. פעם בכמה זמן יש להגיש את החשבוניות לרשויות המס והריכוז של החשבוניות מייצג את ההכנסה של בית העסק. בחשבוניות יש שני משתנים חשובים והם הפרטים של העסק ומספר ייחודי לחשבונית בסדר רץ. פעם, הדרך היחידה של בעלי עסקים לספק קבלות או חשבוניות ללקוחותיהן הייתה בעזרת כתיבת חשבונית ידנית (או מודפסת) ולשלוח אותן בדואר.

בשנים האחרונות, אנו עדים לשינוי מגמה המשפיע על בעלי עסקים רבים (שכולם עושים שימוש בחשבוניות וקבלות בצורה זו או אחרת) כאשר התחילו להיכנס לשוק יותר ויותר תוכנות המאפשרות לבעלי העסקים להוציא קבלות ללא צורך בכתיבתן ואפילו הדפסתן על גבי נייר כאשר אין צורך.

תוכנה להנהלת חשבונות

על פניו נדמה כי חשבוניות דיגיטליות יכולות לחסוך זמן רב לבעל העסק. בלחיצת כמה כפתורים על העכבר והמקלדת הוא ממלא את הסכום והפרטים החשובים ושולח את החשבונית במייל או למספר הטלפון הנייד של הלקוח באופן מידי.

כאשר מדובר בלקוח קבוע, הדבר יכול לקחת זמן קצר אפילו יותר מפני שהפרטים כבר קיימים במאגר ואילו הלקוח מצידו, לא צריך לחכות לחשבונית זמן רב עד שתגיע בדואר במידה והעסקה איננה מתבצעת בפגישה. מעבר לכך, תוכנה להנהלת חשבונות עשויה להקל על עריכת הדוחות החודשיים וזו גם יכולה למנוע מצבים שונים כמו כאשר פנקס החשבוניות אובד. בנוסף על כל אלו, החשבונית הדיגיטלית טומנת בחובה תדמית של שמירת איכות הסביבה וקידמה.

הדפסת חשבוניות

נראה שהמהפכה של החשבוניות הדיגיטליות עושה צעדים גדולים אך רבים עדיין מעדיפים הדפסת פנקס חשבוניות או הדפסת קבלות מסיבות רבות. ראשית, כאשר אנו מחזיקים בפנקס החשבוניות שלנו, הדבר מאפשר לנו שליטה מלאה עליו ואנו לא תלויים בשום גורם חיצוני. בעוד שהשמירה על פנקס החשבוניות נמצא תחת האחריות שלנו, כאשר כל החשבוניות שלנו נמצאות בענן אנו תלויים במערכות חיצוניות. שנית, בעבור אנשים רבים הדפסת חשבונית הינה עדיפה גם בעבור הלקוח וגם בעבור בעל העסק מפני שהדבר מאפשר הגשה אישית ומתאים מאוד בפגישות.

הדפסת פנקסי קבלות מתאימה יותר מחשבוניות דיגיטליות לסוגים שונים של עסקים. בעוד שלתוכנה לניהול החשבונות יש בדרך כלל תשלום קבוע בעבור השירות שהתוכנה מספקת, כאשר מדפיסים קבלות התשלום הינו בסופו של דבר פר קבלה. מסיבה זו כנראה שעדיף לבעלי עסקים קטנים או כאלו שמבצעים מספר עסקאות מצומצם או מצומצם אך בהיקפים גדולים להדפיס פנקסי חשבוניות. כאשר מדובר בעסקים שצריכים להפיק את הקבלות באופן אוטומטי כמו עסק שמעמיד עמודי סליקה אינטרנטיים באופן קבוע, סביר להניח כי היתרונות שבשימוש במערכת לניהול חשבונות עדיפה לו מהסיבה שהחיסכון בזמן והצורך במיידיות גובר על הנוחות והיתרונות האחרים.